先看全景：一单货从询盘到回款，要过 13 个阶段、40 个节点
第一次做出口，最容易出事的地方不是某个难题，而是漏掉一个没人提醒的步骤：样品没留封样、截关时间没人盯、提单收货人填错、尾款没到就电放。这一章先把整张地图摊开，后面十章逐个节点讲清楚。
这份资料怎么用
全文按一单货的实际先后排成 40 个节点，每个节点固定写五件事：谁负责、输入什么文件、输出什么文件、常见耗时、风险点。建议老板先读完第 1 章和第 13 章（贸易术语），业务员和跟单按节点对照执行，单证和财务重点看第 9–12 章与第 15 章的核对表。
开始第一单之前，海关备案、电子口岸、外汇收支与出口退（免）税备案这些资质准备，见配套资料《中国工厂首次出口办理指南》，本文只讲「一单货怎么走」，不再重复资质部分。
服务边界
CMH 的服务范围是营销全链路，不含物流、仓储、报关。本文中订舱、拖车装柜、报关、海运、目的港清关等节点，由货代、报关行、船公司、码头及买家的清关代理等专业方办理，文中写明的是工厂需要配合什么、核对什么。本文不推荐任何具体货代或报关行，请按资质、服务范围与书面报价自行比较选择。
一单货会碰到的角色
工厂内部通常是四到六个岗位在接力，外部至少有六类机构参与。先把名字认清，后面每个节点的「谁负责」都从这里取。
外贸业务员 Sales
接询盘、报价、谈条款、发 PI、跟买家沟通所有节点，是整单的对外窗口。
跟单 Merchandiser
把订单要求翻译成生产语言，盯物料、进度、包装、验货，协调货好时间。
品质 QC
来料检验、首件确认、过程检验、出货终检，配合买家或第三方验货。
单证 Documentation
制作发票、装箱单，核对报关草单、提单草稿、原产地证，信用证单据交单。小厂常由业务员兼任。
财务 Finance
核对收款、银行入账、涉外收入申报配合、出口退税申报与单证归档。
货代 Forwarder
受托订舱、安排拖车与进港、传递提单补料、协助 VGM 申报。FOB 条件下常由买家指定。
报关行 Customs Broker
受发货人委托向海关申报出口、配合查验。很多货代同时具有报关资质，签约时写清委托范围。
船公司 / 承运人 Carrier
提供舱位、放空箱、签发提单或海运单、办理电放、在目的港交付货物。
银行 Bank
收汇入账；信用证项下通知、审单、议付或承兑；托收项下转递单据。
海关 · 签证机构 · 税务 Authorities
海关受理出口申报与法定检验；海关和贸促会签发原产地证书；主管税务机关办理出口退税。
40 个节点总表
下表是整张地图的缩略版。耗时一栏是工厂常见的经验区间， 视品类与港口而定 ，不是任何一方的承诺；有法定时限的节点，在正文中单独注明出处。
| 阶段 | 节点 | 主要执行方 | 关键文件 | 常见耗时（视品类与港口而定） |
|---|---|---|---|---|
| 一 · 询盘与报价 | 01 询盘接收与首次回复 · 02 买家背调 · 03 需求确认 · 04 成本核算 · 05 选定贸易术语与付款方式 · 06 发出报价单 · 07 议价与报价修订 | 业务员、老板 | 询盘登记表、需求确认清单、成本核算表、Quotation | 1–4 周 |
| 二 · 打样 | 08 样品条款确认 · 09 打样 · 10 寄样 · 11 样品确认与封样 | 业务员、工程、快递公司 | 样品单、样品规格记录、快递单、确认邮件 | 2–6 周 |
| 三 · 下单 | 12 形式发票 PI · 13 合同或订单确认 · 14 定金到账或信用证开立 · 15 订单评审 · 16 下达生产计划 | 业务员、财务、老板、跟单 | PI、合同或 PO、银行入账回单或信用证、生产通知单 | 1–3 周 |
| 四 · 生产 | 17 物料采购与来料检验 · 18 产前样与首件确认 · 19 过程跟进与进度报告 · 20 包装、唛头与标签 · 21 完工与出货终检 | 跟单、采购、车间、品质 | 采购单、首件记录、进度报告、唛头样稿、终检报告 | 2–8 周 |
| 五 · 验货与法检 | 22 买家或第三方验货 · 23 不合格处理与复验 · 24 法定检验与监管条件确认 | 检验机构、品质、报关行 | 验货报告、放行确认、电子底账数据号（如适用） | 3–10 个工作日 |
| 六 · 订舱与装柜 | 25 确定订舱方与发出订舱委托 · 26 订舱确认与截止时间 · 27 提柜装柜 · 28 VGM 申报 · 29 重柜进港 | 货代、船公司、拖车、码头；工厂配合 | 订舱委托书、订舱确认、装柜照片、VGM | 货好前 1–3 周启动 |
| 七 · 报关与出运 | 30 报关资料与委托 · 31 申报、查验与放行 · 32 装船开船 | 报关行、海关、船公司；工厂提供资料 | 委托书、发票、装箱单、报关单 | 开船前数日内完成 |
| 八 · 单证与交单 | 33 提单补料与提单确认 · 34 原产地证及其他证书 · 35 制单、寄单或交单 · 36 装运通知与到港跟踪 | 单证、货代、船公司、签证机构、银行 | 提单、原产地证、全套单据、Shipping Advice | 开船后 1–2 周 |
| 九 · 回款 | 37 尾款催收与放单 · 38 收汇入账与核对 | 业务员、财务、银行 | 付款提醒、入账回单、收汇台账 | 视付款条件 |
| 十 · 退税与复盘 | 39 出口退税申报 · 40 单证归档与首单复盘 | 财务、老板、全组 | 退税申报资料、备案单证目录、复盘表 | 出口次月起 |
时间轴上的 13 个阶段（询盘、报价、打样、下单、生产、验货、订舱、报关、出运、交单、回款、退税、复盘）在表里合并成 10 组，以便每组节点数量均衡。
一张示例时间线
下面用一个假设的首单演示各阶段如何衔接。条件均为 示例假设 ：普通消费品、一个 40 尺整柜、FOB 中国南方港口、30% 定金 + 70% 见提单副本付尾款、买家指定货代、不属于法定检验商品。
| 时间（示例） | 发生什么 | 对应节点 |
|---|---|---|
| 第 1–2 周 | 询盘进来、背调、需求确认、核算并报价，来回议价两轮 | 01–07 |
| 第 3–6 周 | 收样品费、打样、快递寄样、买家测试并书面确认 | 08–11 |
| 第 7 周 | 发 PI、签合同、定金到账、订单评审、下达生产计划 | 12–16 |
| 第 8–12 周 | 物料到厂、首件确认、批量生产、每周发进度、包装唛头确认 | 17–21 |
| 第 11 周 | 货好前两周联系买家指定货代，拿到订舱确认和截止时间 | 25–26 |
| 第 12–13 周 | 买家安排验货并放行；提柜装柜、VGM、进港；报关行申报并放行；装船开船 | 22–23、27–32 |
| 第 13–14 周 | 提单补料确认、签发提单、发装运通知与单据扫描件、办原产地证 | 33–36 |
| 第 14–16 周 | 买家付尾款，银行入账后寄正本提单或申请电放，财务核对收汇 | 37–38 |
| 出口次月起 | 申报出口退税，整理备案单证，开首单复盘会 | 39–40 |
要点
首单的时间主要耗在两处：打样确认和生产。这两段决定了能不能按期交货；而订舱、报关、交单这些节点耗时不长，但每一个都有硬截止时间，错过一个就要改船、改单或者延迟回款。
Chapter 02 · Inquiry to Quote
询盘与报价：先弄清对方是谁、要什么，再算清成本报出去
节点 01–07。这一段决定了后面所有节点的前提：卖给谁、卖什么规格、按什么术语交货、钱怎么收。报价单上每一个字段，都会在 PI、合同、发票和提单上再出现一次，这里写错，后面要一路改。
01
询盘接收与首次回复
每条询盘先登记再回复，首次回复的目标是确认需求，不是急着给价格。
谁负责
外贸业务员；询盘多时由主管分配
输入文件
询盘邮件、平台站内信、WhatsApp 等即时消息
输出文件
询盘登记表（来源渠道、国家、公司、联系人、品类、数量、日期）；首次回复邮件
常见耗时
当天至 1 个工作日内首次回复（工厂内部标准，可自定；视品类与时差而定）
风险点
只回一张价目表不问需求，对方比价后就消失；询盘不登记，后面算不出哪个渠道带来了订单；回复中随手承诺交期和价格，后续被动。首回话术见资料库《01 社媒询盘话术 SOP》。
02
买家背调
在投入打样和报价时间之前，先花半天确认对方是真实经营的公司，以及联系人确实代表这家公司。
谁负责
业务员初查；金额较大或条件异常时交老板或经理判断
输入文件
对方公司名、官网、邮箱域名、电话、地址、签名档、此前的沟通记录
输出文件
背调记录：公司注册信息（所在国工商登记查询）、官网与域名注册时间、邮箱域名是否与官网一致、社媒与行业目录痕迹、海关数据中的进口记录（如有渠道）、是否出现在公开的风险提示中
常见耗时
0.5–2 个工作日（视信息公开程度而定）
风险点
免费邮箱联系人自称大公司采购、急单大单、先要求你支付注册费或认证费，这些都是需要停下来核实的信号，识别方法见 H08《外贸收款防骗手册》。需要更正式的资信信息时，可以向出口信用保险机构或专业资信机构申请资信报告。
出处： 中国出口信用保险公司 · 官网（出口信用保险与资信评估服务入口） （访问于 2026-09）
03
需求确认
把买家的需求整理成一张书面清单并让对方确认，后面报价、打样、合同都以这张清单为准。
谁负责
业务员主导；技术参数由工程或品质协助确认
输入文件
买家的询盘内容、图纸或规格书、参考样品或图片、目标价（如对方愿意给）
输出文件
需求确认清单：品名与型号、材质与规格、颜色与表面处理、数量与是否分批、目的国认证或标签要求、包装方式、唛头要求、目的港或目的地、期望交期、意向贸易术语、意向付款方式
常见耗时
1–5 个工作日，取决于来回沟通轮次（视品类复杂度而定）
风险点
目的国准入要求没问清：认证、标签语言、原产国标识、特定化学物质限制等，货到才发现无法清关或无法上架。准入要求以买家书面确认为准，工厂不要替买家猜；报价里写明「报价基于以下规格与认证要求」。
04
成本核算
出口报价不是出厂价加利润，要按选定的贸易术语把交货点之前的每一项费用算进去。
谁负责
业务员做表，财务核对，老板定利润空间
输入文件
需求确认清单、BOM 与工时、包装方案、货代给的港杂与运费参考、报关与单证费用参考、汇率、适用的出口退税率
输出文件
成本核算表：物料、人工、制造费用、包装与托盘、国内拖车与港杂（按术语）、海运费与保险费（CFR、CIF 等术语才计入）、报关与单证费、验货与检测费、资金占用成本、汇率假设、退税影响、利润
常见耗时
1–3 个工作日（视品类与报价复杂度而定）
风险点
按 FOB 核算却报出 CIF 条件；漏算包装、托盘和唛头印刷；运费参考过期；退税率按旧口径计算。出口退税率会随政策调整，核算前到国家税务总局出口退税率文库按商品编码查询当期税率。
出处： 财政部 税务总局 · 关于出口业务增值税和消费税政策的公告（2026 年第 11 号）第三条：退税率通过退税率文库发布 （访问于 2026-09）；退税率调整示例： 新华网 · 两部门调整光伏等产品出口退税政策（2026-01-09） ——自 2026 年 4 月 1 日起取消光伏等产品增值税出口退税，电池产品分阶段下调并于 2027 年 1 月 1 日起取消（访问于 2026-09）
05
选定贸易术语与付款方式
贸易术语决定货物风险在哪里转移、运费保险谁出、谁去订舱；付款方式决定你在哪个节点之前把钱收回来。两者要一起定。
谁负责
业务员提出建议，老板拍板
输入文件
买家意向、背调记录、成本核算表、第 13 章术语对照表
输出文件
写入报价单的术语（术语 + 具体地点 + 版本，例如 FOB Shenzhen Incoterms® 2020 ）与付款条件（比例、节点、方式）
常见耗时
与报价同步完成
风险点
首单接受大比例赊销（O/A、D/A），货物和单据都交出去后才开始催款；选 EXW 却没想清楚出口报关由谁出面；选 DDP 却不了解目的国进口税费与清关资格。各付款方式的放单节点见第 4 章表格。
06
发出报价单
报价单是后面 PI 和合同的底稿，字段写全，比价格低一点更能减少后面的扯皮。
谁负责
业务员
输入文件
成本核算表、选定的术语与付款方式、产品图片与规格
输出文件
Quotation：报价编号与日期、有效期、币种、品名规格、单价与起订量、贸易术语与地点、付款方式、交期（自定金到账或样品确认起算）、包装方式、样品政策、备注中写明报价所依据的规格与认证
常见耗时
需求确认后 1–3 个工作日内发出（视品类复杂度而定）
风险点
没写有效期，几个月后买家按旧价下单；只写「FOB」不写港口；交期写成固定日期而不是「定金到账后 N 天」；原材料或汇率波动大的品类没写调价条件。
07
议价与报价修订
让价要换条件：数量、付款比例、交期、包装、规格，至少换一项。每次修订都出新版本号。
谁负责
业务员谈判，让价幅度由老板授权
输入文件
买家还价邮件、竞品信息（如有）、成本核算表
输出文件
修订版报价（Rev.1、Rev.2…）、议价记录（每轮让了什么、换来了什么）
常见耗时
3 天至数周（视买家采购流程而定）
风险点
多个版本并存，PI 引用错版本；为拿下首单让到亏本，后续返单无法调回；口头答应的条件没有写进修订版。
这样做
从询盘登记开始就给这一单编一个内部单号，报价、样品、PI、合同、发票、装箱单、报关、提单、收汇、退税全部挂在同一个单号下。第 11 章讲的单证归档和复盘，靠的就是这个单号。
Chapter 03 · Samples
打样：样品是合同之外的第二份质量标准，确认必须落在纸面上
节点 08–11。首单纠纷里，很大一部分是「大货和样品不一样」。避免它的办法是：样品条款先谈清、打样参数有记录、买家确认要书面、确认过的样品封存留底。
08
样品条款确认
打样之前先谈清四件事：样品费、快递费、打样周期、样品费是否在大货中抵扣。
谁负责
业务员；是否免样品费由老板定规则
输入文件
已确认的需求清单或报价单、公司样品政策
输出文件
样品确认单或样品 PI：样品规格与数量、样品费、快递方式与付费方（买家提供快递到付账号或预付）、打样周期、抵扣规则
常见耗时
1–3 个工作日（视沟通轮次而定）
风险点
定制类样品全免费，买家拿样后不再回复；样品规格没写清，打出来对方说不是要的；对方拿样品去别家比价仿制。拿样仿制的防范见 H08《外贸收款防骗手册》。
09
打样
打样时就把材料、工艺参数、供应商记录下来，因为大货要按同样的条件复现。
谁负责
工程或打样车间；跟单跟进进度
输入文件
样品确认单、图纸或规格书、参考样
输出文件
样品实物；样品规格记录（材料牌号与供应商、关键尺寸、工艺参数、颜色色号、包装方式、照片）
常见耗时
3–20 个工作日（视品类、工艺与是否需要开模而定；需要开模的可能更长）
风险点
样品用了库存好料或手工精修，大货做不到同样水平；样品材料大批量采购不到；参数不记录，隔两个月没人说得清样品是怎么做的。
10
寄样
样品通常走国际快递。寄出后第一时间把单号和预计到达时间发给买家。
谁负责
业务员下单寄件；国际快递公司承运与出口申报
输入文件
样品实物、样品发票（按快递公司要求填写品名、数量、实际价值、用途）
输出文件
快递运单与单号、寄样通知邮件
常见耗时
国际快递通常 3–10 天送达（视目的地、清关与淡旺季而定）
风险点
含电池、液体、粉末、磁性物品或受限材料的样品，寄前必须向快递公司确认能否承运；样品价值随意低报可能导致目的国清关问题，按快递公司指引如实填写；目的国产生的进口税费由谁承担，事先和买家说清。
11
样品确认与封样
买家确认样品后，要一封写明样品编号和确认内容的邮件，并把同批样品封存留底。
谁负责
买家测试确认；业务员收集书面确认；品质封存对照样
输入文件
样品、买家测试反馈
输出文件
买家书面确认（邮件或签字确认单，写明样品编号、确认日期、如有修改意见逐条列出）；封样（同批样品贴签封存，工厂留存，必要时寄一份给买家留存，作为大货与验货的对照标准）
常见耗时
买家测试 1–4 周（视品类与是否需要第三方检测而定）
风险点
买家只在即时消息里说「OK」；修改意见改了三轮，最终版本说不清；没有封样，验货时双方各执一词。
要点
样品确认邮件和封样是验货时的依据。第 22 节点的验货标准、第 13 节点合同里的质量条款，都应当写成「以某年某月某日确认的某编号样品为准」。
Chapter 04 · Contract and Deposit
下单：PI、合同和定金，把谈好的东西变成可以执行、可以追责的文件
节点 12–16。这一段的产出是三样东西：一份双方签认的 PI 或合同、一笔已经真实到账的定金（或一份审过的信用证）、一张车间看得懂的生产通知单。缺一样都不要开工。
12
形式发票 PI
PI（Proforma Invoice）是卖方开出的预开发票，买家常用它安排付款或向银行申请开证。
谁负责
业务员制作；财务核对收款银行信息；老板或经理审批
输入文件
最终版报价、样品确认记录、买家公司完整名称与地址
输出文件
PI：编号与日期、买卖双方全称地址、品名规格型号、数量、单价、总金额、币种、贸易术语与地点及版本、付款方式与节点、收款银行信息、交期、包装与唛头、有效期、双方签章处
常见耗时
1 个工作日内
风险点
收款账户必须是公司对公账户，受益人名称与公司名称一致；PI 发出后任何「账户变更」通知一律电话回拨核实（邮箱劫持改账户是外贸常见骗局，见 H08）；PI 与报价版本不一致。
13
合同或订单确认
小额首单可以用双方签认的 PI 代替合同；金额较大或定制程度高的订单，建议签正式销售合同。
谁负责
业务员起草或审核买家 PO；老板审批；重大合同建议请律师审阅
输入文件
PI、买家采购订单（PO）及其附带条款、样品确认记录
输出文件
双方签署的销售合同，或买家 PO 加卖方书面确认。合同至少写清：质量标准（以封样为准）、验货方式与标准、交期与延误处理、包装唛头、贸易术语、付款条件与放单条件、索赔期限与方式、不可抗力、适用法律与争议解决方式、品牌与知识产权（OEM 需买家提供授权证明）
常见耗时
1–7 个工作日（视买家法务流程而定）
风险点
买家 PO 背面的标准条款与 PI 冲突，没写以哪份为准；质量条款只写「高品质」；没有索赔期限，货到半年后仍被索赔；给无授权的品牌代工，出口环节被认定侵权。
14
定金到账或信用证开立
T/T 条件下以银行账户实际入账为准；信用证条件下以收到通知行正式通知的信用证为准。
谁负责
买家付款或向其银行申请开证；财务确认入账；业务员或单证审核信用证条款
输入文件
PI 或合同；买家发来的付款水单（仅作参考）；通知行转来的信用证
输出文件
银行入账回单；或已审核的信用证与审证记录（需要修改的条款清单及改证申请）
常见耗时
T/T 通常 1–5 个工作日到账（视汇款路径与中转行而定）；信用证从买家申请到卖方收到通知一般以周计（视买家与开证行而定）
风险点
凭一张水单截图就开工，水单截图可以被篡改，汇款也可能在汇出后被撤回；信用证里有卖方无法控制的「软条款」（例如以买家签发的检验证书作为交单单据）；信用证的最迟装运日和有效期留给生产的时间不够。
15
订单评审
开工前，业务、跟单、采购、生产、品质坐下来逐项对一遍：这张单我们做得出来、按期交得出去吗。
谁负责
跟单组织；业务、采购、生产、品质参加；老板对异常项拍板
输入文件
合同或 PI、样品确认记录、信用证（如有）、产能排期表、物料库存与采购周期
输出文件
订单评审记录：物料能否按期到齐、产能是否冲突、特殊工艺与检测、包装材料、验货安排、倒排的关键日期（物料到齐、首件、完工、验货、货好、最迟开船）
常见耗时
0.5–2 个工作日
风险点
交期只按生产天数算，没有留出验货、整改、订舱等船的时间；信用证最迟装运日早于实际能货好的日期却没有及时改证。
16
下达生产计划
把英文合同翻译成车间看得懂的生产通知单，业务员脑子里的要求必须全部落在这张单上。
谁负责
跟单编制；生产主管接收排产
输入文件
订单评审记录、样品规格记录、合同中的包装唛头与验货要求
输出文件
生产通知单：订单号、品名规格、数量（含合理损耗）、BOM、工艺要求、颜色与表面处理、包装方式、唛头与标签样稿、验货标准、关键日期；采购申请
常见耗时
1–3 个工作日
风险点
业务员和车间之间只靠口头传达；外销与内销混线，用错包材或标签；数量没考虑损耗，最后短装。
付款方式决定你在哪个节点失去对货物的控制
下表把常见付款方式和本文的节点对应起来。风险等级是站在卖方角度、针对新买家首单的一般判断，具体还要结合买家背调和金额。收款骗局的识别与应对见 H08《外贸收款防骗手册》。
| 付款方式 | 钱在什么时候到 | 货权或单据在什么时候交出 | 首单风险 | 说明 |
|---|---|---|---|---|
| 前 T/T（100% 预付） | 生产前（节点 14） | 收款后发货 | 低 | 买家接受度低，常见于小额、样品单或强势卖方 |
| 定金 + 发货前付尾款 | 节点 14 与节点 22–23 之间 | 尾款到账后安排出运 | 低 | 买家需在验货放行后付款，要预留付款到账时间 |
| 定金 + 见提单副本付尾款 | 节点 14 与节点 37 | 尾款到账后寄正本提单或电放（节点 37） | 视情况 | 首单常见。货已在途，买家拖款时卖方仍控制正本提单，但会产生目的港费用与处理成本 |
| 即期信用证 L/C at sight | 单证相符交单后由银行付款（节点 35） | 单据经银行交给买家 | 视情况 | 银行信用替代买家信用，但单据有不符点时付款保障会减弱；要审证、要会制单 |
| 付款交单 D/P | 买家付款时（经银行托收） | 买家付款后银行放单 | 视情况 | 买家不付款也不赎单时，货物滞留目的港，处理成本在卖方 |
| 承兑交单 D/A | 汇票到期日 | 买家承兑汇票后即拿到单据 | 高 | 买家先拿货后付款，属于赊销，首单慎用 |
| 赊销 O/A | 约定账期到期 | 发货即交出 | 高 | 完全依赖买家信用；如确需使用，可了解出口信用保险 |
出处：跟单信用证适用 国际商会（ICC）· Trade Finance：UCP 600《跟单信用证统一惯例》等规则 ；托收业务通常适用 ICC《托收统一规则》URC 522（访问于 2026-09）
Chapter 05 · Production
生产：把「和样品一样」拆成来料、首件、过程、包装、终检五道关
节点 17–21。生产阶段耗时最长，但买家看不见车间。跟单要做的是两件事：让每道关有记录，让买家每周都知道进度。包装和唛头在这一段定稿，它们会原样出现在装箱单、报关单和提单上。
17
物料采购与来料检验
按样品规格记录采购，关键物料到厂先检验，不合格的在上线前就挡住。
谁负责
采购下单；品质做来料检验（IQC）；跟单盯到料时间
输入文件
生产通知单、BOM、样品规格记录、合格供应商名单
输出文件
采购单、来料检验记录、关键物料批次记录（便于日后追溯）
常见耗时
1–4 周（视物料种类、是否定制与供应商交期而定）
风险点
为赶交期换了替代料没告诉买家；关键物料批次不记录，出了质量问题无法追溯；有环保或有害物质要求的品类，没向供应商索取对应检测报告。
18
产前样与首件确认
批量生产前用大货物料和大货工艺做出首件（或产前样），与封样对比无误再放量。
谁负责
生产做首件；品质对照封样检验；需要时由业务员发照片或实物给买家确认
输入文件
封样、样品规格记录、生产通知单
输出文件
首件检验记录；买家对产前样的书面确认（合同要求时）
常见耗时
1–5 个工作日；如需寄产前样给买家确认，再加快递与确认时间（视品类而定）
风险点
跳过首件直接批量，发现问题时已经做完一半；产前样与封样有差异却没有向买家说明并取得书面同意。
19
过程跟进与进度报告
每周固定一天给买家发进度，好消息坏消息都说。延误要在发现当天通报，并给出新的日期和原因。
谁负责
跟单收集进度；品质做过程检验；业务员对外发送
输入文件
生产日报、过程检验记录、车间照片
输出文件
周进度报告（完成数量与比例、关键工序照片、发现的问题与处理、预计完工日、是否影响交期）
常见耗时
贯穿整个生产期，每周一次
风险点
生产期间完全不联系买家，买家在交期前一周才知道要延误；只报喜不报忧，验货时集中暴露问题。
20
包装、唛头与标签
包装方式、外箱唛头、产品标签和条码在这里定稿，并让买家书面确认样稿。
谁负责
业务员与买家确认；跟单下发包材采购与印刷；品质检查包装
输入文件
合同包装条款、买家唛头与标签要求、目的国标识要求（由买家提供）
输出文件
包装规格（内盒、外箱、托盘、每箱数量、箱体尺寸与毛净重）；唛头样稿（正唛：买家名称缩写、目的港、订单号、箱号；侧唛：品名、数量、毛净重、尺寸、原产国）；标签与条码样稿；买家确认邮件
常见耗时
定稿 1–5 个工作日，包材印刷另计（视包材供应商而定）
风险点
唛头与单据写法不一致；使用未经处理的实木托盘或木箱，目的国检疫不放行——国际标准 ISPM 15 对原木制成的木质包装规定了除害处理与标识要求（胶合板等加工木材制成的包装不在其范围内），出口前向包装供应商索取符合要求的处理标识；外箱强度不够，海运途中压塌。
出处： 国际植物保护公约（IPPC）· ISPM 15 Regulation of wood packaging material in international trade （访问于 2026-09）
21
完工与出货终检
全部完工包装后，工厂自己先按买家的验货标准检一遍，同时拿到准确的装箱数据。
谁负责
品质做出货检验（FQC/OQC）；跟单汇总装箱数据
输入文件
合同验货标准、封样、包装规格
输出文件
出货终检报告；实际装箱数据（总箱数、每箱数量、每箱与总毛重净重、总体积），这是节点 30 装箱单与报关的依据
常见耗时
1–2 个工作日（视批量而定）
风险点
装箱数据用理论值不用实测值，报关单、装箱单、提单与实际货物对不上；自检走过场，买家验货不通过又要返工。
Chapter 06 · Inspection
验货与法检：买家要的验货和国家要求的检验是两件事，别混在一起
节点 22–24。买家验货看的是合同质量标准，由买家或其委托的检验机构执行；法定检验看的是国家监管要求，只针对列入目录的商品，由海关执行。两者可能都要做，也可能都不用做，要分别确认。
22
买家或第三方验货
买家通常在货物全部完工并大部分包装后安排验货。提前确认验货标准、抽样方式和验货费用由谁承担。
谁负责
买家本人或买家委托的检验机构执行；工厂品质和跟单配合
输入文件
验货预约（日期、地址、联系人）；合同验货条款（抽样标准、缺陷分类、允收水平）；封样；装箱单草稿
输出文件
验货报告（合格、不合格或待定）；合格时买家的放行确认（有的买家会出具检验证书，信用证可能要求其作为交单单据）
常见耗时
预约 2–5 个工作日，现场通常 1 个工作日（视批量与检验机构排期而定）
风险点
货没做完就约验，验货员到场无法抽样，产生重复验货费；抽样标准和允收水平没有在合同写明，现场才开始争论；验货现场没有准备封样、测量工具和样品规格记录。
23
不合格处理与复验
验货不合格时，先拿到书面的缺陷清单，逐项整改、全检，再约复验。
谁负责
品质与车间整改；业务员与买家沟通复验安排和费用
输入文件
不合格验货报告与缺陷清单
输出文件
整改记录（原因、措施、返工数量、全检结果）；复验报告；买家书面放行，或买家书面同意让步接收（写明接收条件）
常见耗时
整改 2–10 个工作日，复验再按节点 22 计（视缺陷性质而定）
风险点
未经买家书面同意就「带问题出货」，货到后被索赔甚至拒收；复验费用归属没有事先约定；整改占用时间导致赶不上已订的船，需要同步通知货代改船期（节点 26）。
24
法定检验与监管条件确认
按商品编码确认这批货出口时有没有法定检验、许可证件等监管要求，有的话在报关前办妥。
谁负责
工厂与报关行共同确认商品编码与监管条件；属于法定检验的，由发货人或受委托的企业向产地或组货地海关申请
输入文件
商品信息（品名、材质、用途、成分）、建议商品编码、合同与发票、装箱单
输出文件
监管条件确认记录；属于法定检验的，检验合格后取得的电子底账数据号，报关时由报关行在随附单证中引用；需要许可证件的，取得相应证件
常见耗时
不涉及监管条件时无额外耗时；需要检验或许可证件的，按主管部门办理时间另计（视商品而定）
风险点
商品编码归类错误，既影响监管条件判断，也影响退税率；涉及两用物项等出口管制的商品没有提前识别；等到报关当天才发现要先检验，赶不上截关。
出处： 司法部 · 中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定（自 2025 年 5 月 1 日起施行） 第八条（申报应交验的随附单证，含进出口许可证件；依法需要实施检验检疫的货物还应提交相关单证）、第十二条（依法需要实施检验检疫的出口货物按相关规定执行）（访问于 2026-09）；出口管制政策查询： 商务部 · 中国出口管制信息网 （访问于 2026-09）
Chapter 07 · Booking and Loading
订舱与装柜：执行方是货代和船公司，工厂要盯的是资料和截止时间
节点 25–29。从这一段开始，货物交到专业方手里。订舱、拖车、进港由货代和船公司办理，工厂不需要懂船期怎么排，但要按时交出准确的货物资料，并且把船公司通知的每一个截止时间写进自己的日程。
服务边界
本章与第 8、9 章涉及的订舱、拖车、装柜进港、报关、海运、目的港清关，由货代、报关行、船公司、码头等专业方办理。CMH 的服务范围是营销全链路，不含物流、仓储、报关。下文「谁负责」一栏如写到工厂，指的是工厂需要配合完成的部分。
25
确定订舱方并发出订舱委托
谁去订舱由贸易术语决定：FOB、FCA、FAS、EXW 通常由买家安排运输，工厂联系买家指定的货代；CFR、CIF、CPT、CIP 与 D 组术语由卖方安排运输，工厂自行委托货代。
谁负责
按术语由买家或卖方委托的货代向船公司订舱；工厂业务员或单证提交订舱资料
输入文件
合同中的术语与目的港；节点 21 的装箱数据或预估数据；预计货好日期
输出文件
订舱委托书（Booking Request）：发货人、收货人与通知人、起运港与目的港、品名、件数、毛重、体积、柜型柜量或拼箱、预计货好日期、是否危险品或特殊货物、运费条款（预付或到付）
常见耗时
建议在预计货好前 1–3 周提出订舱（旺季、热门航线需更早；视港口与航线而定）
风险点
FOB 条件下买家迟迟不给指定货代，货好了订不到船——合同里可约定买家提供货代信息的期限；工厂自行找货代时，只比较运费不比较服务范围和费用明细，出运后才出现各种附加费；品名申报模糊，被船公司要求补充说明。
26
订舱确认与关键截止时间
拿到订舱确认后，第一件事是把几个截止时间抄进工厂的日程表，并同步给跟单和报关行。
谁负责
船公司确认舱位，货代转发订舱确认；业务员或单证登记并跟踪
输入文件
订舱委托书
输出文件
订舱确认或入货通知（Booking Confirmation / Shipping Order）：订舱号、船名航次、预计开船日、提空箱地点、重柜进港时间窗口，以及截止时间——截提单补料（截单）、截 VGM、截海关放行（截关）、截重柜进港（截港）
常见耗时
提交订舱后通常 1–3 个工作日内确认（视舱位紧张程度而定）
风险点
各截止时间以船公司和码头的通知为准，不同港口、不同船公司差别很大，不能按上一票的经验估计；任何一个截止时间错过，都可能被「甩柜」改到下一班船；验货不合格或生产延误时，没有第一时间通知货代改船期。
27
提柜装柜
拖车把空柜拉到工厂，工厂按装柜计划装货、拍照、上封条。整柜装柜是工厂自己最能控制质量的一环。
谁负责
货代安排拖车提空柜并送到工厂；工厂负责装柜；拼箱货则由工厂送货到货代指定的仓库
输入文件
订舱确认、装柜计划（装载顺序、每种货的件数）、装箱数据
输出文件
装柜记录：柜号、封条号、实际装柜件数与毛重；装柜照片（空柜内部与柜号、装到一半、装满、关门、封条特写）
常见耗时
整柜装柜通常半天到 1 天（视货物件数与装卸条件而定）
风险点
装柜前不检查空柜，箱体破洞、潮湿、异味导致货损；超出柜子或道路运输的限重；实际装柜件数与装箱单不一致；混装多个型号时没有记录位置，目的港查验时找不到货。
28
VGM 申报
VGM（Verified Gross Mass）是经过核实的集装箱总重，没有它集装箱不能装船。
谁负责
按国际海事组织的规定，由托运人（提单上的发货人或与承运人订立运输合同的一方）负责提供；实务中常由货代协助称重与申报
输入文件
装柜记录中的实际毛重、托盘与衬垫材料重量、集装箱皮重；或整柜过磅数据
输出文件
VGM 申报（通过货代或船公司系统提交）
常见耗时
装柜后在截 VGM 时间前完成（截止时间见节点 26）
风险点
用估算重量申报，与码头过磅差异大；错过截 VGM 时间导致不能装船。核实方法有两种：整柜称重，或把全部货物、托盘、衬垫材料分别称重后加上箱体皮重。
出处： 国际海事组织（IMO）· Verification of the gross mass of packed containers（SOLAS 公约第 VI/2 条修正案与 MSC.1/Circ.1475 指南） （访问于 2026-09）
29
重柜进港
装好的柜子在截港时间前送进码头，码头收柜后向海关提交运抵信息，报关放行后才能装船。
谁负责
货代安排的拖车运输；码头收柜；工厂跟单确认进港结果
输入文件
订舱确认中的进港时间窗口、柜号封条号
输出文件
进港确认（码头进港记录，货代可协助查询）
常见耗时
视工厂到码头的距离与码头排队情况而定，通常安排在开船前数日
风险点
进港太早产生码头堆存费用，太晚赶不上截港；进港后发现柜号或封条号与申报资料不一致。
Chapter 08 · Customs and Departure
报关与出运：报关行替你申报，但申报内容的真实准确由你负责
节点 30–32。出口报关一般委托报关行办理。按海关规定，发货人对申报内容的真实性、准确性承担法律责任，报关行对委托人提供的情况负有合理审查义务——所以工厂要做的是把资料备准确、把报关草单核对清楚。
30
报关资料与委托
向报关行提交完整、彼此一致的资料，签署授权委托，并逐项核对报关行做出的报关草单。
谁负责
受委托的报关行（或具有报关资质的货代）办理申报；工厂单证提供资料并核对草单
输入文件
合同、商业发票、装箱单、订舱确认或提运单信息、代理报关授权委托书或委托协议、申报要素（品名、规格型号、材质、用途、品牌类型、出口享惠情况等，按商品编码要求填写）、许可证件或检验单证（如节点 24 适用）
输出文件
报关草单（工厂书面确认）；报关行受托记录
常见耗时
资料齐全后 1–2 个工作日内完成草单核对（视报关行与资料复杂度而定）
风险点
发票、装箱单、报关单三者的品名、数量、金额、毛净重不一致；商品编码归类错误导致监管条件或退税率出错；申报价格与实际成交价不一致；境内发货人名称与退税申报主体不一致，影响后续退税。
出处： 司法部 · 中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定 第四条（可自行申报或委托报关企业申报，均须预先在海关备案）、第六条（如实申报并承担法律责任）、第八条（随附单证：合同、发票、装箱清单、载货清单、提运单、代理报关授权委托协议、许可证件等）、第十四条（报关企业应签订授权委托书并对委托人提供情况进行合理审查）（访问于 2026-09）
31
申报、查验与放行
报关行在规定时间窗口内向海关申报；海关可能布控查验；放行后货物才能装船。
谁负责
报关行申报并办理查验手续；海关审核、查验、放行；工厂在查验时按报关行要求提供补充资料或说明
输入文件
已确认的报关草单与随附单证
输出文件
海关接受申报的出口报关单；放行信息（报关行通知）；如被查验，查验结果
常见耗时
法定时间窗口见下方出处；未被查验时申报到放行通常较快，被查验则按海关安排另计（视口岸与商品而定）
风险点
查验安排在截关前，放行晚了赶不上船；申报后货物没有在规定期限内运抵监管区，海关可以直接撤销报关单；海关要求补充提交单证时，未在接到通知之日起十日内提交。
出处： 司法部 · 中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定 第七条（出口货物应在货物运抵海关监管区后、装货的二十四小时以前申报）、第九条（符合规定的可在出口货物运抵海关监管区前七日内提前申报）、第十六条（补充提交单证期限十日）、第二十四条（申报后未在规定期限内运抵监管区的，海关可直接撤销报关单）（访问于 2026-09）；同一申报时限亦见 《中华人民共和国海关法》第二十四条 （访问于 2026-09）
32
装船开船
放行后集装箱装船，船舶开航。开船日期（提单上的装船日期）是信用证、付款、退税等多个后续节点的起算点。
谁负责
码头装船、船公司开航；货代通知实际装船与开船信息；工厂单证登记
输入文件
放行信息、舱位确认
输出文件
装船与开船确认（船名航次、实际开船日）；出口报关单电子数据（后续退税申报要用）
常见耗时
按船期；如遇船舶延误或甩柜则顺延（视航线与港口而定）
风险点
被甩柜后货物改配下一班船，要同步检查信用证最迟装运日；部分或全部退关、更换运输工具时，需要按规定办理报关单修改或撤销，交由报关行按海关要求提交证明材料。
出处： 司法部 · 中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定 第二十条第一项（出口货物放行后因装运、配载等原因造成部分或全部退关、变更运输工具的，可办理报关单修改或撤销）、第二十一条（应提交的证明材料）（访问于 2026-09）
Chapter 09 · Documents
单证与交单：提单、原产地证、全套单据，每一份都要和别的单据对得上
节点 33–36。货开走以后，工厂手里真正值钱的东西就是单据。提单关系到货权，原产地证关系到买家能不能享受关税优惠，全套单据关系到信用证能不能顺利收款。这一段的核心动作只有一个：逐项核对。
33
提单补料与提单确认
在截单时间前向货代提交提单补料，收到提单草稿后逐字核对，确认无误再签发。
谁负责
工厂单证提交补料（Shipping Instruction）并核对草稿；货代转交船公司；船公司或货代签发提单
输入文件
合同或信用证对提单的要求、发票与装箱单、装柜记录（柜号封条号）、买家确认的收货人与通知人信息
输出文件
提单草稿（核对记录）；签发的正本提单（通常一式多份，称全套正本），或海运单，或按约定办理电放
常见耗时
截单前提交补料；开船后通常数个工作日内可以签发（视船公司与货代而定）
风险点
收货人一栏写法决定货权控制方式：写「凭指示」（To Order）的提单可以背书转让，写明具体收货人的记名提单不可转让，信用证项下必须完全照信用证要求填写；品名、件数、毛重、体积与发票装箱单不一致；买家要求船东提单还是货代提单没有事先确认；补料晚于截单被收取改单费或影响开船。
正本提单、海运单与电放：三种放货方式的区别
| 方式 | 目的港怎么提货 | 卖方对货物的控制 | 适用情形 |
|---|---|---|---|
| 正本提单（Original B/L） | 收货人凭正本提单向承运人换单提货 | 正本在卖方手里，卖方保留控制 | 尾款未付清、信用证或托收项下 |
| 电放（Telex Release） | 托运人向承运人交回正本或申请不签发正本，承运人通知目的港按指示放货 | 申请电放后，控制基本交出 | 货款已全部收齐，或双方高度信任 |
| 海运单（Sea Waybill） | 记名收货人证明身份即可提货，不需要正本单据 | 不是可流转的提货凭证，控制较弱 | 长期合作、预付或关联公司之间 |
以上是航运业通行做法的概括，具体办理条件与费用以承运的船公司或货代的规定为准。首单原则：尾款没有实际到账，不申请电放、不寄正本、不同意改海运单。
34
原产地证及其他证书
买家需要什么证书，要在合同阶段就确认；出运前后按签证机构要求申领，证书内容与发票保持一致。
谁负责
工厂单证或受委托的代理向签证机构申请：原产地证书由海关或贸促会签发（不同证书种类的签证机构以其公布为准）；保险单由保险公司出具（CIF、CIP 条件下卖方投保）；其他检验证书由对应机构出具
输入文件
合同或信用证对证书的要求；商业发票；产品原材料与生产工序信息（判断是否符合原产地规则）；提单信息
输出文件
一般原产地证书（非优惠）或优惠原产地证书（依据中国签订的自贸协定等，买家可凭其在进口国申请享受协定税率）；保险单；买家要求的其他证书
常见耗时
视签证机构、证书种类与是否需要核查而定；部分优惠原产地证书已支持企业自助打印
风险点
买家要哪一种原产地证、能否享受优惠，要由买家根据进口国规定确认，工厂不要替买家判断；证书上的品名、数量、发票号、运输信息与发票提单不一致；首次申领前需要完成相应的企业备案（资质准备见《中国工厂首次出口办理指南》）；CIF 下保险金额与险别不符合合同或信用证要求。
出处： 海关总署官网 · 海关总署公告 2026 年第 135 号（关于增加输缅甸、柬埔寨自助打印优惠原产地证书的公告），2026-09 首页公告栏 （访问于 2026-09-16）；CIF 与 CIP 的保险险别见第 13 章 ICC 出处；信用证项下保险单据要求见 ICC UCP 600 第 28 条
35
制单、寄单或交单
按付款方式处理单据：T/T 条件下先发扫描件、收款后放单；信用证与托收条件下按规定时间把全套单据交给银行。
谁负责
工厂单证制作与核对全套单据；T/T 下由业务员发给买家；信用证与托收下交给银行，由银行审单与转递
输入文件
商业发票、装箱单、提单、原产地证、保险单、检验证书、汇票（信用证或托收需要时）、合同或信用证条款
输出文件
T/T：单据扫描件邮件（通常为发票、装箱单、提单副本）；信用证：交单面函与全套单据、银行交单回执；托收：托收委托书与全套单据
常见耗时
拿到提单后尽快完成；信用证交单受惯例时限约束，见下方说明
风险点
信用证单据出现不符点，银行有权拒付，付款保障随之减弱；交单超过期限；正本单据快递寄错地址或寄给了未付款的买家本人。
信用证交单要记住的几个时限（UCP 600）
| 规则 | 内容 | 对工厂意味着什么 |
|---|---|---|
| 第 14 条 c 款 | 含正本运输单据的交单，须在装运日后 21 个日历日内提交，且不得晚于信用证有效期 | 信用证另有更短规定的，从其规定。开船后要立刻启动制单，别等提单寄到才开始 |
| 第 14 条 b 款 | 指定银行、保兑行（如有）和开证行各有自交单次日起最多 5 个银行工作日审单 | 交单后到付款之间有审单时间，现金流要预留 |
| 第 16 条 | 银行决定拒付时，须在交单次日起第 5 个银行工作日结束前一次性发出拒付通知，列明全部不符点 | 收到拒付通知要马上评估能否修正单据或请买家接受不符点 |
| 第 18 条 | 商业发票须表面看来由受益人出具、以申请人为抬头（另有规定除外），货物描述须与信用证一致 | 发票品名照抄信用证，不要自行简化或加词 |
| 第 20 条 | 提单须表明承运人名称、由承运人或其代理签署、表明货物已装船、注明装运港与卸货港等 | 提单草稿要逐条对照信用证与本条核对 |
| 第 28 条 | 信用证未规定时，保险金额至少为货物 CIF 或 CIP 价格的 110% | CIF、CIP 信用证下按此核对保险单 |
| 第 30 条 | 金额、数量、单价前有 about 或 approximately 字样的，允许上下 10% 的差异；未以包装单位或个数计数的货物数量，允许上下 5% 的差异（有条件） | 溢短装是否允许，先看信用证原文 |
出处： 国际商会（ICC）· Trade Finance：Uniform Customs and Practice for Documentary Credits（UCP 600，ICC Publication No. 600） ，上表条款要点据该出版物整理，规则正文为 ICC 出版物，以信用证原文及适用规则为准（访问于 2026-09）
36
装运通知与到港跟踪
开船后当天或次日给买家发装运通知，之后按预计到港时间跟踪，提醒买家做好清关准备。
谁负责
业务员发出装运通知并跟踪；目的港清关与提货由买家及其清关代理办理（DAP、DPU、DDP 条件下另按合同与术语约定）
输入文件
开船确认、提单信息、柜号封条号
输出文件
装运通知（Shipping Advice）：合同号、品名数量、船名航次、开船日、预计到港日、柜号封条号、提单号、单据寄送或放单安排
常见耗时
开船后 1 个工作日内发出；海运在途时间按航线计（视航线、中转与港口而定）
风险点
CFR、CPT 条件下由买家自行投保，卖方未及时发出装运通知，买家可能来不及投保；货物到港后买家迟迟不提货，产生滞箱、堆存等费用，按合同与术语约定处理。
Chapter 10 · Collecting Payment
回款：以银行实际入账为准，钱到了再放单
节点 37–38。首单最常见的损失不是货物质量问题，而是尾款没收齐就把货权交了出去。本章只讲收款执行动作；各种收款骗局的识别，见 H08《外贸收款防骗手册》。
37
尾款催收与放单
按合同约定的节点发付款提醒；财务确认银行实际入账后，再寄正本提单或申请电放。
谁负责
业务员催收并对买家说明放单安排；财务确认入账；单证寄单或向货代申请电放；老板审批例外情况
输入文件
合同付款条款、发票、提单副本、买家付款通知
输出文件
付款提醒邮件；银行入账回单；放单记录（快递单号或电放申请与承运人确认）
常见耗时
按合同约定；跨境汇款到账通常需要数个工作日（视汇款路径而定），要算进货物到港前的时间里
风险点
凭买家发来的汇款水单就放单；买家以「先放单、到港验货后再付」为由拖延；收到的金额比发票少（中间行扣费或买家擅自扣款）却没有及时书面确认差额原因；买家要求改由第三方付款，涉及外汇收支一致性与收款安全，应先核实再决定。
38
收汇入账与核对
每笔货款都要能对应到一票出口：合同号、发票号、报关单、金额，建一张收汇台账逐票核对。
谁负责
财务；开户银行办理收汇入账与涉外收入申报相关手续
输入文件
银行入账通知、合同、发票、出口报关单信息
输出文件
收汇台账（每票：发票号、报关单号、应收金额、实收金额、差额原因、入账日期）；按银行要求完成的收汇申报；留存的交易单证
常见耗时
入账后按银行要求办理，通常当期完成核对
风险点
付款人与合同买家不一致、收汇主体与出口主体不一致，不符合「谁出口谁收汇」原则；预收货款或延期收款超过规定期限未按要求报告；收汇晚于次年 4 月 30 日，影响出口退税（节点 39）；交易单证没有按规定留存。
出处： 国家外汇管理局 · 经常项目外汇业务指引（2020 年版） 第九条（「谁出口谁收汇」原则）、第十二条（境内机构应留存相应交易单证 5 年备查）、第二十条（30 天以上的预收货款、90 天以上的延期收款等情形，应在业务实际发生之日起 30 天内通过货物贸易外汇监测系统报送预计日期等信息）。该指引在外汇局官网标注为「已修改」，具体办理要求以国家外汇管理局现行规定与开户银行口径为准（访问于 2026-09）
Chapter 11 · Tax Refund and Review
退税与复盘：退税按期限申报，单证按规定留存，首单经验写成下一单的清单
节点 39–40。出口退税是很多工厂报价时已经算进去的利润，申报晚了、单证对不上、收汇不及时，都可能让这部分落空。复盘则是把首单踩过的坑变成第二单的检查项。
39
出口退税申报
生产企业出口自产货物一般适用「免抵退」办法：先完成当期增值税纳税申报，再进行出口退（免）税申报。
谁负责
财务或办税人员；也可委托专业税务代理机构
输入文件
出口货物报关单信息、出口发票或普通发票、对应的进项增值税专用发票、出口退（免）税备案信息（首次申报时办理）
输出文件
免抵退税申报汇总表与明细表等申报资料；主管税务机关的审核结果
常见耗时
申报期限为法定区间（见下方出处）；税务机关按规定期限审核办结，实际到账时间视主管税务机关与企业管理类别而定
风险点
首次申报前没有办理出口退（免）税备案；报关单上的境内发货人、品名、商品编码、数量与发票不一致；申报期限截止前没有申报；次年 4 月 30 日前未收汇，已退（免）税款需要缴回；退税率已调整却仍按旧税率核算。
出处： 财政部 税务总局 · 关于出口业务增值税和消费税政策的公告（2026 年第 11 号，自 2026 年 1 月 1 日起施行） ：报关出口的货物，在货物报关出口之日次月起至次年 4 月 30 日前的各增值税纳税申报期内申报退（免）税；未在次年 4 月 30 日前收汇的，应当缴回已退（免）税款；2025 年 12 月 31 日（含）前发生的出口业务仍按原政策规定执行（访问于 2026-09）。 国家税务总局 · 出口业务增值税和消费税退（免）税管理办法（2026 年第 5 号公告） 第四条（首次申报时办理出口退（免）税备案）、第十五条（免抵退税纳税人先完成增值税纳税申报）、第十六条（生产企业申报资料）、第四十九条（除特定情形外申报时无需报送收汇材料，举证材料留存备查）（访问于 2026-09）
40
单证归档与首单复盘
把这一单的全部单据按单号归档，按规定留存退税备案单证；再开一次复盘会，把问题写成下一单的检查项。
谁负责
财务负责退税备案单证；单证或跟单负责订单档案；老板主持复盘，业务、跟单、品质、单证、财务参加
输入文件
本单全部往来邮件与单据、计划时间线、成本核算表、实际费用发票
输出文件
订单档案（报价、样品确认、PI 与合同、生产与验货记录、装箱单、发票、报关单、提单、原产地证、收汇凭证）；退税备案单证与备案单证目录；首单复盘表（见下）
常见耗时
备案单证在申报退税后十五日内留存（法定，见出处）；复盘会建议在收齐货款后两周内开，约 1–2 小时
风险点
单据散在业务员个人邮箱和聊天记录里，人员离职后找不到；备案单证没有按申报顺序编目；复盘只谈谁的错，不形成可执行的改进项。
出处： 国家税务总局 · 出口业务增值税和消费税退（免）税管理办法 第四十五条（申报出口退（免）税后十五日内留存购销合同、运输单据、委托报关单据等备案单证，按申报时间顺序制作备案单证目录，保存期为十年）、第四十六条（可采用纸质化、影像化或数字化方式留存）（访问于 2026-09）
首单复盘表
| 复盘项 | 计划 | 实际 | 差异原因 | 下一单怎么改 |
|---|---|---|---|---|
| 询盘到下单用时 | 填写 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 样品轮次与确认用时 | 填写 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 生产周期（定金到账至完工） | 填写 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 验货结果与返工次数 | 一次通过 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 订舱至开船（是否甩柜、改船） | 填写 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 单据差错次数（发票、装箱单、提单、原产地证） | 0 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 尾款到账与放单时间 | 填写 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 实际成本与核算成本差额（物料、包装、港杂、单证、验货） | 填写 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 退税申报与收汇是否在期限内 | 是 | 填写 | 填写 | 填写 |
| 买家反馈与返单意向 | — | 填写 | — | 填写 |
Chapter 12 · Key Documents
七份关键单证：各自是什么、谁来出、哪几个字段最容易错
一票出口的单据看起来很多，真正反复出现、互相牵连的是七份：PI、合同、商业发票、装箱单、提单、原产地证、报关单。本章每份用同样的五个字段讲清楚，并在章末给出其他常见单据的速查表。
Proforma Invoice
形式发票 PI
卖方在成交前或成交时开出的预开发票，列明货物、价格和付款条件，供买家确认、付款或申请开证。
谁出 · 何时出
卖方业务员；节点 12，报价谈定之后、定金或开证之前
必须写对
- 买卖双方全称与地址（与后续发票一致）
- 品名规格、数量、单价、总额、币种
- 贸易术语 + 地点 + 版本
- 付款方式、比例与节点；收款银行信息（公司对公账户）
- 交期起算方式、有效期
常见错误
引用了旧版报价；银行信息抄错一位；只写术语不写地点；没有双方签认
和谁对得上
最终版报价、合同、商业发票、信用证
核对方法
财务对照开户资料逐位核对银行信息；业务员对照报价修订记录核对价格与条款；发出后以 PDF 形式存档，不发可编辑版本
Sales Contract
销售合同 / 订单确认
约定双方权利义务的文件；首单金额不大时可用双方签认的 PI 代替，但质量、验货、索赔、争议解决条款仍建议写全。
谁出 · 何时出
卖方起草或审核买家 PO；节点 13
必须写对
- 质量标准以哪份封样为准、验货标准与方式
- 交期与延误处理、包装唛头
- 贸易术语、付款条件与放单条件
- 索赔期限、不可抗力、适用法律与争议解决
- OEM 品牌授权与知识产权
常见错误
买家 PO 标准条款与 PI 冲突且未约定优先顺序；质量条款空泛；没有索赔期限
和谁对得上
PI、信用证（信用证独立于合同，但条款应与合同一致）、验货报告
核对方法
签署前逐条对照 PI 与样品确认记录；金额较大或条款复杂时请律师审阅
Commercial Invoice
商业发票
出运时卖方开给买家的正式结算单据，是报关、清关、收款、信用证交单、原产地证申领的共同基础。
谁出 · 何时出
卖方单证；节点 30 报关前出具，节点 35 交单时使用
必须写对
- 发票号与日期、买卖双方名称地址
- 品名规格（信用证项下与信用证描述一致）、数量、单价、总额、币种
- 贸易术语与地点、合同号或信用证号、唛头
- 起运港、目的港、船名航次（如需）
常见错误
品名与报关单、提单写法不同；金额与实际收款口径不一致；信用证项下自行简化货物描述
和谁对得上
合同或 PI、装箱单、报关单、提单、原产地证、保险单、信用证
核对方法
用第 15 章的单证一致性核对表逐项勾对
Packing List
装箱单
说明货物怎么包装、每箱装什么、多少件、多重、多大，是报关、装柜、查验、提货清点的依据。
谁出 · 何时出
卖方单证根据节点 21 实测数据编制；节点 30 前出具
必须写对
- 与发票相同的发票号、双方名称
- 每种货物的箱号范围、每箱数量、箱数
- 每箱与合计的毛重、净重、体积
- 唛头、包装类型（纸箱、托盘、木箱）
常见错误
用理论重量不用实测重量；总箱数与装柜记录不一致；托盘数与箱数混淆
和谁对得上
商业发票、装柜记录、VGM、报关单、提单
核对方法
装柜完成后用实际装柜件数与毛重回头复核一遍再定稿
Bill of Lading
提单
承运人或其代理签发的运输单据，证明货物已被接收或装船、证明运输合同，并作为目的港提货的凭证；正本提单的持有与转让关系到货权控制。
谁出 · 何时出
船公司（船东提单）或货代（货代提单）签发；节点 33，开船后
必须写对
- 发货人、收货人（凭指示或记名）、通知人
- 装运港、卸货港、船名航次、装船日期
- 品名、件数、毛重、体积、柜号封条号、唛头
- 运费预付或到付、正本份数
常见错误
收货人栏不符合信用证或付款安排；件数重量与装箱单不一致；买家要求船东提单却签了货代提单
和谁对得上
订舱确认、装柜记录、装箱单、发票、信用证第 20 条要求、原产地证运输信息
核对方法
草稿阶段逐栏核对并书面确认；尾款未到不寄正本、不申请电放
Certificate of Origin
原产地证书
证明货物原产于中国的证书。一般原产地证书用于证明原产地；优惠原产地证书依据自贸协定等签发，买家可凭其在进口国申请协定税率。
谁出 · 何时出
由海关或贸促会签发（证书种类与签证机构以其公布为准）；工厂或受托代理申领；节点 34
必须写对
- 出口商、收货人名称与地址
- 运输方式与路线、目的国
- 品名、商品编码、数量或重量、唛头、发票号与日期
- 原产地标准（优惠证书按协定要求填写）
常见错误
申领了买家不需要的证书种类；发票号、数量与发票不一致；收货人与提单不一致
和谁对得上
商业发票、提单、报关单、合同或信用证的证书要求
核对方法
下单时就让买家书面确认所需证书名称；申领前用发票逐项核对
Export Customs Declaration
出口货物报关单
向海关申报出口货物情况的法定单证，以电子数据报关单为主；它也是出口退税申报的基础数据来源。
谁出 · 何时出
发货人或受委托的报关行向海关申报；节点 30–31，在货物运抵监管区后、装货 24 小时以前（或按规定提前申报）
必须写对
- 境内发货人（与退税申报主体一致）、生产销售单位
- 商品编码、商品名称与申报要素
- 数量与单位、成交总价、币制、成交方式（与贸易术语对应）
- 运抵国、指运港、监管方式、件数、毛重净重、集装箱号
常见错误
商品编码归类错误；品名、数量、金额与发票不一致；成交方式与合同术语不对应
和谁对得上
商业发票、装箱单、合同、提单、出口发票与退税申报
核对方法
申报前书面确认报关行提供的草单；放行后保存报关单信息用于退税与归档
出处：报关单申报时限与随附单证见 司法部 · 中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定 第五条、第七条、第八条、第三十二条（报关单填制规范按《中华人民共和国海关进出口货物报关单填制规范》执行）（访问于 2026-09）
其他常见单据速查
| 单据 | 出具方 | 出现在哪个节点 | 用途 |
|---|---|---|---|
| 订舱委托书 Booking Request | 发货方或其货代 | 25 | 向船公司申请舱位 |
| 订舱确认 / 入货通知 S/O | 船公司，经货代转发 | 26 | 确认舱位、截止时间与提箱进港安排 |
| 装柜照片与装柜记录 | 工厂 | 27 | 证明装柜数量与状态，便于处理货损与查验 |
| VGM 声明 | 托运人，常由货代协助 | 28 | 集装箱装船的前提条件 |
| 代理报关授权委托书 / 委托协议 | 发货人与报关行签署 | 30 | 授权报关行申报 |
| 验货报告 / 检验证书 | 买家或其委托的检验机构 | 22–23 | 质量放行；信用证可能要求作为交单单据 |
| 保险单 | 保险公司 | 34 | CIF、CIP 条件下卖方投保的证明 |
| 装运通知 Shipping Advice | 卖方业务员 | 36 | 通知买家船期与单据安排 |
| 汇票 Bill of Exchange | 卖方 | 35 | 信用证或托收项下向付款人索款 |
| 出口发票 | 卖方财务 | 39 | 出口退（免）税申报资料之一 |
Chapter 13 · Incoterms 2020
贸易术语 Incoterms 2020：一个缩写，决定了 40 个节点里哪些归你、哪些归买家
Incoterms® 是国际商会（ICC）制定的贸易术语规则，现行版本 Incoterms® 2020 自 2020 年 1 月 1 日起生效，共 11 个术语。它规定买卖双方在交货、风险转移、费用划分和进出口手续上的责任；它不处理货物所有权转移、付款和违约责任，这些要在合同里另行约定。
11 个术语一览
ICC 把 11 个术语分为两组：7 个适用于任何运输方式，4 个只适用于海运和内河运输。下表「保险」一栏写的是术语规定的投保义务；没有义务的一方仍可自行投保保护自己。
| 术语 | 英文全称 | 适用运输 | 交货点与风险转移 | 主运费 | 投保义务 | 出口清关 | 进口清关 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| EXW | Ex Works 工厂交货 | 任何方式 | 在卖方场所或指定地点把货物交给买方处置，卖方不负责装车 | 买方 | 无 | 买方 | 买方 |
| FCA | Free Carrier 货交承运人 | 任何方式 | 在指定地点交给买方指定的承运人；若在卖方场所交货，卖方负责装上买方的运输工具 | 买方 | 无 | 卖方 | 买方 |
| CPT | Carriage Paid To 运费付至 | 任何方式 | 交给卖方订约的承运人时风险转移 | 卖方付至目的地 | 无 | 卖方 | 买方 |
| CIP | Carriage and Insurance Paid To 运费和保险费付至 | 任何方式 | 同 CPT | 卖方付至目的地 | 卖方，默认较高保障险别（ICC A 或类似条款） | 卖方 | 买方 |
| DAP | Delivered at Place 目的地交货 | 任何方式 | 在指定目的地、到达的运输工具上准备卸货时交给买方 | 卖方 | 无（运输途中风险在卖方） | 卖方 | 买方 |
| DPU | Delivered at Place Unloaded 卸货地交货 | 任何方式 | 在指定目的地卸货后交给买方 | 卖方 | 无（运输途中风险在卖方） | 卖方 | 买方 |
| DDP | Delivered Duty Paid 完税后交货 | 任何方式 | 在指定目的地完成进口清关、准备卸货时交给买方 | 卖方 | 无（运输途中风险在卖方） | 卖方 | 卖方 |
| FAS | Free Alongside Ship 船边交货 | 海运、内河 | 在指定装运港把货物放在买方指定船舶旁边 | 买方 | 无 | 卖方 | 买方 |
| FOB | Free On Board 船上交货 | 海运、内河 | 在指定装运港把货物装上买方指定的船舶 | 买方 | 无 | 卖方 | 买方 |
| CFR | Cost and Freight 成本加运费 | 海运、内河 | 在装运港装上船时风险转移 | 卖方付至目的港 | 无 | 卖方 | 买方 |
| CIF | Cost Insurance and Freight 成本、保险费加运费 | 海运、内河 | 同 CFR | 卖方付至目的港 | 卖方，默认最低保障险别（ICC C 条款） | 卖方 | 买方 |
出处： 国际商会（ICC）· Incoterms® 2020 ：11 个术语、2020 年 1 月 1 日生效、DAT 更名为 DPU、CIP 要求 Institute Cargo Clauses (A) 或类似条款、CIF 仍默认 Institute Cargo Clauses (C)、FCA 可约定买方指示承运人向卖方签发已装船提单； ICC · Incoterms® rules 概述 （访问于 2026-09）。术语规则正文为 ICC 出版物，签合同时以原文为准。
要点
C 组术语（CFR、CIF、CPT、CIP）是「费用付到目的地，风险在起运地就转移」：卖方付了运费，但货物在海上出事，风险已经在买方。风险转移点和费用分界点不在同一个地方，这是新手最容易误解的一点。
节点责任对照：常用 7 个术语下，第 25–38 节点归谁
下表只列首单最常遇到的 7 个术语。「卖方」「买方」指由哪一方安排并承担费用；实际执行仍是各自委托的货代、报关行、船公司等专业方。
| 节点 | EXW | FCA（装运港或货代仓库交货） | FOB | CFR | CIF | DAP | DDP |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 25–26 订舱与主运输 | 买方 | 买方 | 买方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 |
| 27 装柜与国内运输至交货点 | 买方（卖方不负责装车） | 卖方送至交货点 | 卖方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 |
| 30–31 出口报关 | 买方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 | 卖方 |
| 主运输途中的货物风险 | 买方 | 买方 | 买方 | 买方 | 买方 | 卖方 | 卖方 |
| 34 货物运输保险 | 买方自愿 | 买方自愿 | 买方自愿 | 买方自愿 | 卖方投保 | 卖方自愿 | 卖方自愿 |
| 36 目的港卸货 | 买方 | 买方 | 买方 | 视运输合同 | 视运输合同 | 买方 | 买方 |
| 36 进口清关与进口税费 | 买方 | 买方 | 买方 | 买方 | 买方 | 买方 | 卖方 |
| 36 装运通知 | 卖方通知货物备妥 | 卖方通知已交货 | 卖方通知已交货 | 卖方通知已交货 | 卖方通知已交货 | 卖方通知以便买方提货 | 卖方通知以便买方提货 |
「视运输合同」指 CFR、CIF 下目的港卸货费用是否由卖方承担，取决于卖方订立的运输合同是否包含；建议在合同中写明。
新手选术语的四条提醒
- 集装箱货优先考虑 FCA、CPT、CIP FOB、CFR、CIF 以「装上船」为交货点，但集装箱货通常在码头堆场就交给了承运人，之后装船环节卖方已经无法控制。ICC 在术语说明中建议这类情况考虑使用 FCA、CPT、CIP。实际中很多买家仍习惯用 FOB，可以接受，但要清楚交给承运人到装上船之间这段风险的归属。
- EXW 看起来最省事，实际上出口报关绕不开工厂 EXW 下出口清关归买方，但境外买家通常不具备在中国海关办理出口申报的条件，实务中往往仍以工厂名义报关；而工厂又拿不到本该由出口报关带来的单据与退税依据。首单不建议用 EXW，确需使用时要在合同里写清出口报关由谁、以谁名义办理。
- DDP 意味着你要替买家在进口国交税、清关 DDP 下卖方负责进口清关和进口税费，需要了解目的国税制，并在目的国有能办理清关的主体或代理。不熟悉目的国时，首单不建议承担 DDP。
- 写术语一定写地点和版本
写成
FOB Ningbo Incoterms® 2020或CIF Hamburg Incoterms® 2020。只写「FOB」没有地点，交货点就不确定；不写版本，双方可能各按旧版理解。
Chapter 14 · Message Templates
执行阶段的沟通模板：12 封邮件，覆盖从确认需求到收齐尾款
询盘首回、报价跟进的完整话术见资料库已有的《01 社媒询盘话术 SOP》与《外贸通用英文话术》，本章只补首单执行阶段的邮件。中英对照，英文可直接改占位字段使用；中文供内部理解，不是逐字翻译。
#01 需求确认清单 对应节点 03 · 发送时机：首次回复后、报价前
Subject: [Product] – a few details before we quote Hi [First Name], Thank you for your inquiry. To give you an accurate quotation, could you please confirm the following: 1. Model / specifications (drawing or reference photo if available) 2. Quantity per order, and whether shipments will be split 3. Certification or labeling requirements for your market 4. Packaging requirements 5. Destination port and preferred trade term (e.g. FOB or CIF) 6. Expected delivery date 7. Preferred payment terms Once we have these, we will send the quotation within [2] working days. Best regards, [Your Name]
标题： [产品] ——报价前想确认几点 [名字] 你好， 感谢询盘。为了给你准确报价，请确认： 1. 型号或规格（如有图纸或参考图更好） 2. 每单数量，是否分批出货 3. 贵方市场的认证或标签要求 4. 包装要求 5. 目的港与希望的贸易术语（例如 FOB 或 CIF） 6. 期望交期 7. 希望的付款方式 收到后我们会在 [2] 个工作日内发出报价。 [你的名字]
个性化字段：产品、名字、回复时限 · 注意：一次问全，避免来回多轮；对方已在询盘中写明的项不要重复问
#02 报价单发出 对应节点 06 · 发送时机：需求确认后
Subject: Quotation [No.] – [Product] Hi [First Name], Please find our quotation [No.] attached. Key terms: - Price basis: [FOB Shenzhen] Incoterms® 2020, in [USD] - MOQ: [quantity] - Lead time: [35] days after deposit received and sample approved - Payment: [30% deposit, 70% against copy of B/L] - Validity: [30] days from today The price is based on the specifications listed in the quotation. If anything changes, we will update it accordingly. Best regards, [Your Name]
标题：报价单 [编号] —— [产品] [名字] 你好， 附件是报价单 [编号] ，要点如下： - 价格条件： [FOB 深圳] Incoterms® 2020，币种 [美元] - 起订量： [数量] - 交期：定金到账且样品确认后 [35] 天 - 付款： [30% 定金，70% 见提单副本付款] - 有效期：自今日起 [30] 天 价格基于报价单所列规格，规格如有变化我们会相应更新。 [你的名字]
个性化字段：编号、术语与地点、币种、起订量、交期、付款、有效期 · 注意：方括号中的数字均为示例，按实际填写
#03 样品条款 对应节点 08 · 发送时机：买家要求寄样时
Subject: Sample arrangement for [Product] Hi [First Name], We are glad to prepare samples for you. Here is how it works: - Sample: [model, quantity] - Sample fee: [amount], deductible from your first order of [quantity] or more - Courier: please share your courier account number, or we can prepay and add the cost to the sample invoice - Lead time: [7] working days after payment Please confirm and we will send the sample invoice. Best regards, [Your Name]
标题： [产品] 样品安排 [名字] 你好， 很乐意为你准备样品，安排如下： - 样品： [型号、数量] - 样品费： [金额] ，首单达到 [数量] 可抵扣 - 快递：请提供你的快递到付账号，或由我们预付并计入样品发票 - 打样周期：付款后 [7] 个工作日 确认后我们发送样品发票。 [你的名字]
个性化字段：型号、样品费、抵扣条件、打样周期 · 注意：样品费规则按公司政策填写
#04 请求书面确认样品 对应节点 11 · 发送时机：样品签收后约一周
Subject: Sample [No.] – your approval Hi [First Name], I hope the sample [No.] arrived in good condition. After your testing, could you please reply to this email to confirm either: (a) The sample is approved as it is, or (b) The changes needed (please list each one) We will keep a sealed sample from the same batch as the reference for mass production and inspection. Best regards, [Your Name]
标题：样品 [编号] ——请确认 [名字] 你好， 样品 [编号] 应该已经收到。测试后请直接回复本邮件，确认以下其中一项： （a）样品按现状确认，或 （b）需要修改的地方（请逐条列出） 我们会封存同批样品，作为大货生产与验货的对照标准。 [你的名字]
个性化字段：样品编号 · 注意：即时消息里的确认要转成邮件留存
#05 发 PI 并说明账户核验 对应节点 12 · 发送时机：条款谈定后
Subject: PI [No.] for your order – please sign and return Hi [First Name], Attached is Proforma Invoice [No.] based on our agreed terms. Please check the details, sign and send it back. Our bank details are shown on the PI. They will not change during our cooperation. If you ever receive a message saying our bank account has changed, please call us at [phone number] before making any payment. Production will be scheduled once the deposit is received in our account. Best regards, [Your Name]
标题：订单 PI [编号] ——请签回 [名字] 你好， 附件是按双方谈定条款制作的形式发票 [编号] ，请核对后签字发回。 我方银行信息见 PI，合作期间不会变更。如果收到任何「我方账户变更」的消息，请在付款前先致电 [电话] 核实。 定金到账后我们即安排排产。 [你的名字]
个性化字段：PI 编号、核验电话 · 注意：核验电话写公司固定号码，不写可以被人冒用的新号码
#06 每周生产进度 对应节点 19 · 发送时机：生产期间每周固定一天
Subject: Weekly update – Order [No.] ([date]) Hi [First Name], Here is this week's update on order [No.]: - Completed: [quantity] / [total] - This week: [key process, e.g. assembly started] - Issues: [none / description and action taken] - Estimated completion: [date] – [on schedule / delayed by X days, reason] Photos are attached. Best regards, [Your Name]
标题：周进度——订单 [编号] （ [日期] ） [名字] 你好， 订单 [编号] 本周进度： - 已完成： [数量] / [总数] - 本周： [关键工序，例如开始组装] - 问题： [无 / 问题描述与处理措施] - 预计完工： [日期] —— [按计划 / 延迟 X 天，原因] 照片见附件。 [你的名字]
个性化字段：订单号、完成数量、问题与措施、预计完工日 · 注意：有延误就在本周写明，不要等到交期前
#07 预约验货与索要货代信息 对应节点 22、25 · 发送时机：预计完工前约两周
Subject: Order [No.] – inspection date and forwarder details Hi [First Name], Order [No.] is expected to be fully finished and packed by [date]. 1. Inspection: would [date] work for your inspection? Please share the inspector's contact and the inspection standard. 2. Shipping: as the order is on [FOB] terms, could you please share your forwarder's contact so we can arrange the booking in time? Best regards, [Your Name]
标题：订单 [编号] ——验货日期与货代信息 [名字] 你好， 订单 [编号] 预计 [日期] 全部完工并包装完毕。 1. 验货： [日期] 是否方便验货？请告知验货员联系方式与验货标准。 2. 出运：本单为 [FOB] 条件，请提供贵方货代联系方式，以便及时订舱。 [你的名字]
个性化字段：完工日期、建议验货日期、术语 · 注意：CFR、CIF 条件下删去第 2 条，改为告知预计船期
#08 延误通报 对应节点 19、23、26 · 发送时机：确认会影响交期的当天
Subject: Order [No.] – revised delivery date Hi [First Name], I need to let you know that order [No.] will be delayed. - Reason: [e.g. rework after inspection on item X] - What we have done: [action] - New ready date: [date] - New estimated departure: [date] I am sorry for the inconvenience. Please let me know if this affects your plans, and we will discuss the options with you. Best regards, [Your Name]
标题：订单 [编号] ——交期调整 [名字] 你好， 需要告知你，订单 [编号] 会延迟。 - 原因： [例如 X 项验货后返工] - 已采取的措施： [措施] - 新的货好日期： [日期] - 新的预计开船日： [日期] 抱歉带来不便。如果影响你的安排请告诉我，我们一起商量处理方式。 [你的名字]
个性化字段：原因、措施、新日期 · 注意：信用证项下同时检查最迟装运日，需要改证就在这封邮件里一并提出
#09 提单草稿确认 对应节点 33 · 发送时机：收到提单草稿后
Subject: Draft B/L for Order [No.] – please confirm consignee details Hi [First Name], Attached is the draft Bill of Lading. Please check the consignee and notify party details carefully: - Consignee: [name / To Order] - Notify party: [name, address] Please reply by [date and time]. After this, changes may be charged by the carrier. Best regards, [Your Name]
标题：订单 [编号] 提单草稿——请确认收货人信息 [名字] 你好， 附件是提单草稿，请仔细核对收货人与通知人： - 收货人： [名称 / 凭指示] - 通知人： [名称、地址] 请在 [日期时间] 前回复，之后修改可能会被承运人收取费用。 [你的名字]
个性化字段：收货人、通知人、回复截止时间 · 注意：信用证项下收货人按信用证原文，不按买家邮件临时要求改
#10 装运通知 对应节点 36 · 发送时机：开船后 1 个工作日内
Subject: Shipping Advice – Order [No.] Hi [First Name], Your order [No.] has been shipped. Details: - Vessel / Voyage: [name / no.] - Port of loading: [port], departed on [date] - Port of discharge: [port], ETA [date] - Container / Seal No.: [no.] - B/L No.: [no.] - Packages / Gross weight: [quantity / kg] Scanned copies of the invoice, packing list and B/L are attached. Best regards, [Your Name]
标题：装运通知——订单 [编号] [名字] 你好， 订单 [编号] 已出运，信息如下： - 船名航次： [船名 / 航次] - 装运港： [港口] ，开船日 [日期] - 卸货港： [港口] ，预计到港 [日期] - 柜号 / 封条号： [号码] - 提单号： [号码] - 件数 / 毛重： [数量 / 千克] 附件为发票、装箱单、提单扫描件。 [你的名字]
个性化字段：船名航次、日期、柜号、提单号、件数毛重 · 注意：CFR、CPT 条件下买家要据此投保，务必及时发出
#11 尾款提醒与放单说明 对应节点 37 · 发送时机：发出装运通知时或按合同约定节点
Subject: Balance payment – Order [No.], Invoice [No.] Hi [First Name], As agreed in PI [No.], the balance of [currency and amount] is now due against the copy of B/L sent on [date]. The vessel is expected to arrive on [date]. To avoid storage charges at the destination, we suggest arranging payment by [date]. Once the payment is received in our account, we will [courier the original B/L / arrange telex release] on the same day. Our bank details are the same as on the PI. Best regards, [Your Name]
标题：尾款——订单 [编号] ，发票 [编号] [名字] 你好， 按 PI [编号] 约定，凭 [日期] 发送的提单副本，尾款 [币种与金额] 现已到期。 船预计 [日期] 到港。为避免目的港产生堆存费用，建议在 [日期] 前安排付款。款项到达我方账户后，我们会当天 [寄出正本提单 / 安排电放] 。 我方银行信息与 PI 一致。 [你的名字]
个性化字段：PI 与发票编号、金额、日期、放单方式 · 注意：「款项到达我方账户」指银行实际入账，不是收到水单
#12 收款确认与首单回访 对应节点 38、40 · 发送时机：尾款入账、放单完成后
Subject: Payment received – thank you Hi [First Name], We have received your payment of [currency and amount] for Order [No.]. The [original B/L has been sent, tracking No. X / telex release has been arranged]. As this is our first order together, we would appreciate your feedback after you receive the goods: product quality, packaging, documents and communication. It will help us do better on the next order. Best regards, [Your Name]
标题：款项已收到——谢谢 [名字] 你好， 订单 [编号] 的款项 [币种与金额] 已经收到。 [正本提单已寄出，单号 X / 电放已安排] 。 这是我们合作的第一单，收货后希望听到你的反馈：产品质量、包装、单据、沟通各方面，便于我们下一单做得更好。 [你的名字]
个性化字段：金额、放单方式与单号 · 注意：若实收金额少于发票金额，在这封邮件里写明差额并请买家确认原因
Chapter 15 · Checklists
首单检查表与单证核对表：打印出来，一单一张，逐项打勾
前面 40 个节点压缩成两张可以打印的表。第一张按阶段检查「该做的做了没有」，第二张检查「单据之间对得上没有」，最后附信用证交单和放单前的专项核对。
首单检查表
询盘与报价（01–07）
- 询盘已登记，并编了内部订单号
- 买家背调已完成并留存记录 公司注册信息、官网与邮箱域名一致性、进口记录或行业痕迹
- 需求确认清单已由买家书面确认 含目的国认证与标签要求
- 成本核算按选定术语计入全部费用，退税率已按当期查询
- 报价单写明有效期、术语 + 地点 + 版本、交期起算方式、付款条件
- 报价修订有版本号，最终版已标注
打样（08–11）
- 样品费、快递费、打样周期、抵扣规则已书面约定
- 样品规格记录已存档 材料、供应商、工艺参数、色号、照片
- 寄样前已向快递公司确认可承运，样品发票如实填写
- 买家已通过邮件书面确认样品，修改意见逐条记录
- 同批样品已封存并贴签
下单（12–16）
- PI 银行信息经财务逐位核对，为公司对公账户
- PI 或合同已双方签认，质量、验货、索赔、争议解决条款齐全
- 定金以银行实际入账为准，已取得入账回单
- 信用证已逐条审核，软条款与时间冲突已提出改证
- 订单评审已完成，倒排日期包含验货、整改与订舱时间
- 生产通知单已下达，包装唛头与验货标准写在单上
生产与验货（17–24）
- 关键物料来料检验合格并记录批次
- 首件或产前样与封样一致，差异已获买家书面同意
- 每周进度报告已按时发送
- 唛头、标签、条码样稿已获买家确认
- 木质包装符合 ISPM 15 要求，或使用非原木材料
- 出货终检完成，装箱数据为实测值
- 买家验货已通过并取得书面放行
- 商品编码、监管条件已与报关行确认；法定检验或许可证件已办妥（如适用）
订舱、报关与出运（25–32）
- 已确认订舱方（买家指定货代或自行委托），订舱资料已提交
- 截单、截 VGM、截关、截港时间已登记并同步给跟单与报关行
- 空柜装柜前已检查，装柜照片与柜号封条号已留存
- VGM 已在截止前提交
- 报关资料与委托书已交报关行，报关草单已书面核对
- 已确认海关放行、装船与实际开船日
- 如发生退关或改船，已通知报关行办理报关单修改或撤销
单证、回款与退税（33–40）
- 提单补料在截单前提交，草稿已逐栏核对
- 原产地证等证书种类已由买家确认，内容与发票一致
- 装运通知已在开船后 1 个工作日内发出
- 信用证项下已在规定期限内交单
- 尾款以银行实际入账为准，入账后才寄正本或电放
- 收汇台账已登记，差额原因已书面确认
- 出口退（免）税备案已办理（首次），退税在申报期限内申报
- 备案单证已在申报后十五日内留存并编目
- 首单复盘会已开，改进项已写进下一单检查表
单证一致性核对表
把发票作为基准，其他单据逐项与它比对。任何一项不一致，先查是哪份写错，再统一修改，不要只改一份。
- 买方名称与地址：PI、合同、发票、装箱单、原产地证一致；提单收货人或通知人与付款安排、信用证要求一致
- 卖方名称：发票、装箱单、报关单境内发货人、提单发货人、原产地证出口商、退税申报主体一致
- 品名：发票、装箱单、报关单、提单、原产地证描述一致；信用证项下发票描述与信用证一致
- 商品编码：报关单与原产地证一致，与退税申报一致
- 数量与单位：合同、发票、装箱单、报关单、原产地证一致
- 单价、总金额、币种：PI、合同、发票、报关单一致；信用证项下不超过信用证金额
- 贸易术语：合同、发票与报关单成交方式对应；保险单据仅在 CIF、CIP 等条件下出现
- 件数：装箱单、装柜记录、报关单、提单一致
- 毛重、净重、体积：装箱单、报关单、提单一致，与 VGM 数据相符
- 唛头：装箱单、发票、提单与实际外箱一致
- 柜号与封条号：装柜记录、提单、装运通知一致
- 装运港、目的港、船名航次、装船日期：提单、原产地证、装运通知、保险单一致
- 发票号与日期：发票、装箱单、原产地证引用一致；发票日期不晚于交单日
- 合同号或信用证号：按合同或信用证要求出现在指定单据上
信用证交单专项核对
- 信用证有效期、最迟装运日、交单期（未规定时为装运日后 21 个日历日内且不晚于有效期）
- 单据种类与份数与信用证要求逐一对应
- 发票货物描述照信用证原文
- 提单表明已装船、承运人名称与签署、装运港卸货港符合信用证
- 保险单据币种与金额（未规定时至少为 CIF 或 CIP 价格的 110%）、险别符合信用证
- 是否允许分批装运与转运，与实际相符
- 数量、金额的溢短装是否在信用证允许范围内
- 汇票（如需要）的付款人、金额、期限与信用证一致
放单前五问
- 尾款是否已在公司银行账户实际入账，而不是只收到水单
- 实收金额与发票是否一致，差额原因是否已书面确认
- 付款人是否为合同买家，如为第三方是否已核实
- 放单指令（寄正本地址或电放收货人）是否来自已核实的买家联系人
- 是否已由财务与业务两人分别确认
Chapter 16 · Sources
参考与出处：会变的规则都注明了截至时间，办理前再核一次原文
以下出处均为官方或规则制定机构发布，访问时间为 2026 年 9 月。法规、税率、外汇管理要求和国际惯例都可能修订，本文内容截至 2026-09，实际办理以主管部门和规则制定机构最新发布为准。文中「常见耗时」为经验区间，视品类与港口而定，不构成任何一方的时效承诺。
- 国际商会（ICC）· Incoterms® 2020 ，访问于 2026-09
- 国际商会（ICC）· Incoterms® rules ，访问于 2026-09
- 国际商会（ICC）· Trade Finance（UCP 600、URC 522 等规则） ，访问于 2026-09
- 司法部 · 中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定（自 2025 年 5 月 1 日起施行） ，访问于 2026-09
- 商务部中国出口管制信息网 · 中华人民共和国海关法（第二十四条） ，访问于 2026-09
- 中国政府网 · 中华人民共和国海关进出境运输工具舱单管理办法（海关总署令第 172 号，后经修订，以现行版本为准） ，访问于 2026-09
- 海关总署官网 · 海关总署公告 2026 年第 135 号（增加输缅甸、柬埔寨自助打印优惠原产地证书） ，访问于 2026-09-16
- 财政部税政司 · 财政部 税务总局关于出口业务增值税和消费税政策的公告（2026 年第 11 号） ，访问于 2026-09
- 中国政府网 · 国家税务总局关于发布《出口业务增值税和消费税退（免）税管理办法》的公告（2026 年第 5 号） ，访问于 2026-09
- 新华网 · 两部门调整光伏等产品出口退税政策（2026-01-09） ，访问于 2026-09
- 国家外汇管理局 · 经常项目外汇业务指引（2020 年版，官网标注已修改） ，访问于 2026-09
- 国际海事组织（IMO）· Verification of the gross mass of packed containers ，访问于 2026-09
- 国际植物保护公约（IPPC）· ISPM 15 ，访问于 2026-09
- 商务部 · 中国出口管制信息网 ，访问于 2026-09
- 中国出口信用保险公司 · 官网 ，访问于 2026-09