外贸通用英文话术

话术是提词，不是台词：先搞清每一条什么时候用

这份资料来自《外贸通用英文话术（参考版）》，覆盖五个场景：自我介绍、日常问候、报价后客户不回复、客户讨价还价、客户迟迟不下单。这一版把每条原句配上中文对照、适用场景和用法提醒，让新业务员知道一句话该在哪一步说出口。

三条原则

一条消息只提一个请求 One Ask

一次问三个问题，对方通常一个都不回。把「确认规格」「要目标价」「约视频会」拆成三次，回复率比一次问完高。

先问再说 Ask First

对方不回、压价、拖单，原因可能完全不同。本资料里凡是提问句都排在说服句前面——先问出原因，再挑对应的那一条说。

占位字段必须换成真的 Your Own Facts

[ ] 里的内容是你自己的产品、规格、国家、交期。原样发出去，或者填一个不存在的认证、编一个交期，对方问一句细节就穿帮。

这一版对原件做了什么

• 原件的每一条都保留 ，顺序按原件的五个场景排。
• 四处英文做了语言修订：两处语法与搭配（ Have you ever got 、 concerns on our cooperation ），两处因为写法会伤到自己——一处是把「我们绝不因品质问题流失客户」这种绝对化承诺改成具体说法，一处是把中文俚语直译（「搬起石头砸自己的脚」）改成买家读得懂的表达。每条下面的 用法提醒 里注明了。
• 补了 6 条原件缺的常用句，标注为补充。原件的「自我介绍」一节只写了「可自行补充个人 & 公司介绍」，没有句子，这一节的三条全部是补充。

要点

原件只覆盖上面五个场景。 催款、交期变更、质量异议、样品跟进 这几类场景不在原件里，这一版也没有编——需要时按同样的结构（适用场景 / 英文 / 中文 / 用法提醒）单独补一份，不要拿这里的句子硬套。

怎么读每一条

Chapter 02 · Intro and Greetings

自我介绍只说买家关心的三件事，问候要挂在一件具体的事上

买家第一次接触你，判断的是三件事：你做什么、做到什么规格、交期能不能自己说了算。公司成立年份、企业文化、荣誉墙，这些放在后面的资料里，不放在第一句。原件这一节写的是「可自行补充个人 & 公司介绍」，下面三条自我介绍全部是补充内容，按买家关心的顺序写。

自我介绍

#01 邮件或首次联系的自我介绍 补充 适用：所有买家类型 · 时机：第一封信、第一条消息

Hi [First Name], I'm [Your Name], export sales at [Factory Name] in [City], China. We make [product], [spec range, e.g. 0.5–5 kW], and ship to buyers in [countries you actually ship to]. [Process, e.g. injection moulding and assembly] runs in our own workshop, so quotations and samples come off our own line. If [product] is on your sourcing list this season, I can send a spec sheet with MOQ and lead time. [Signature]

标题： [城市] 的 [产品] 工厂 [名字] 你好， 我是 [工厂名] （中国 [城市] ）负责出口的 [你的名字] 。 我们做 [产品] ，规格范围 [例：0.5–5 kW] ，目前出货到 [实际出货的国家] 。 [工艺，例：注塑与组装] 在自己车间做，报价和样品都出自自己的产线。 如果这一季 [产品] 在你们的采购清单上，我可以发一份规格表，带起订量和交期。 [签名]

个性化字段：产品、规格范围、实际出货的国家、自有工序 · 提醒：「实际出货的国家」只写真的出过货的，对方可能会问「你们给哪家发过」；「自有工序」只写自己厂里能做的那一道，外协的不要写成自有。

#02 展会或视频会上的口头自我介绍 补充 适用：面对面 · 时机：对方走到展位前、视频会开场

Good morning. I'm [Your Name] from [Factory Name], a [product] factory in [City], China. We mainly do [product line], mostly for [buyer type, e.g. retail chains] in [region]. What are you sourcing at the show?

早上好。我是 [工厂名] 的 [你的名字] ，我们是中国 [城市] 的 [产品] 工厂。 主要做 [产品线] ，客户多是 [地区] 的 [买家类型，例：零售连锁] 。 您这次来展会主要看什么？

提醒：口头介绍控制在三句以内，最后一句一定是问句，把话头交回去。展位前站着的人平均只给你十几秒，把这十几秒用来听对方要什么，比用来讲自己划算。

#03 公司一句话介绍 补充 适用：对方问「你们厂多大」 · 时机：初步互相认可之后

[Factory Name] has been making [product] in [City] since [year]. We run [number] production lines with [number] staff, and hold [certification, e.g. ISO 9001]. Our main markets are [regions]. I can send the certificates and a short line video if that helps.

[工厂名] 从 [年份] 起在 [城市] 做 [产品] 。目前 [数量] 条产线、 [人数] 名员工，持有 [认证，例：ISO 9001] 。主要市场是 [地区] 。 需要的话我可以发证书和一段产线视频。

提醒：这段里每个数字都要经得起查。买家后面可能会要证书复印件、会派验厂、会视频看车间——没有的认证不要写，产线数量不要往上抬。 这段话是后面所有信任的地基，一处对不上，前面说的全部要重新证明。

日常问候

#04 初次见面的问候 适用：面对面、视频会 · 时机：第一次见到本人

Nice to meet you, how are you?

很高兴见到你，最近怎么样？

原件原句。 只用在当面或视频里 ——邮件和消息里单独发这一句，等于占掉最值钱的第一行却没说事。书面沟通用 #05 那种挂在具体事情上的问候。

#05 隔了一段时间再联系的问候 补充 适用：老客户、聊过但没成的客户 · 时机：上次接触之后 1–3 个月

Hi [First Name], It's been a while since [the last order / we talked at [show name]]. How did [that batch / the season] go on your side? [Signature]

[名字] 你好， 距离 [上次下单 / 我们在 [展会名] 见面] 有一阵了。 [那批货 / 这一季] 在你那边卖得怎么样？ [签名]

提醒：问候必须挂在一件具体的事上（上次那批货、上次见面的展会、对方上过的新品）。想不起具体的事，说明这个客户的记录没做好——回去把上次沟通的内容补进客户档案，再来发这条。

Chapter 03 · After the Quote

报价后没动静：给对方一个一秒能回的选择题

报价发出去石沉大海，是外贸里最常见的一段。对方不回的原因可能是价格、可能是规格不对、可能只是还没到采购季——你猜不出来，但可以让他用最低的成本告诉你。这一章的核心做法：把可能的原因列成选项，对方回一个数字就行。

#06 报价后跟进 · 列选项问原因 适用：报价已发、对方沉默 · 时机：报价后 5–7 天，已经发过一次普通跟进之后

Thank you again for your inquiry about our products. May I know what is holding us back from working together? 1. The price is too high. 2. The product does not meet my requirements. 3. It is not the buying season for now. Just reply with the number, that's enough.

再次感谢你对我们产品的询价。 方便告诉我，目前是什么原因让合作还没往前走吗？ 1. 价格太高 2. 产品不符合需求 3. 目前不是采购季 回一个数字就行。

原件原条，三个选项为原件所列，末尾一句「回一个数字就行」是补上的降门槛话。提醒： what is holding us back 语气偏直接，适合已经来回过几轮的客户； 第一次跟进不要用这条 ，先用 #07。对方回「1」就走第四章，回「2」回去核规格，回「3」问清下一个采购季的时间点并排进跟进计划。

#07 报价后的第一次跟进 补充 适用：报价已发、还没到追问原因的时候 · 时机：报价后 2–3 天

Hi [First Name], I sent the quotation for [product / model] on [date]. No rush on the decision. One question so I don't send you the wrong thing: is [spec, e.g. the 24 V version] still what you need, or has the spec changed? [Signature]

[名字] 你好， [日期] 发过 [产品 / 型号] 的报价。不急着做决定。 问一个问题，免得我发错东西：你需要的还是 [规格，例：24 V 那款] 吗，还是规格有变？ [签名]

提醒：第一次跟进 只提一个小问题，不催、不降价、不加感叹号 。问规格是最安全的切口——它是业务问题不是压力，对方回答起来没有心理负担，回了就等于把对话接上了。降价这张牌留到对方明确说是价格问题之后再出。

Chapter 04 · Price Pushback

客户压价：把话题从「谁便宜」转到「你要什么」

对方说「太贵了」，不等于他只认最低价，也可能是目标价没说出口、也可能是在试你。这一章七条来自原件，按实际对话顺序排：先接住情绪，再问预算，再问价格之外还有什么，最后才讲价格背后是什么。 顺序比句子重要 ——一上来就讲「便宜没好货」，对话基本就到此为止了。

#08 更低的价格总能找到 适用：对方拿明显低价的同行来比 · 时机：对方第一次提「别家更便宜」

You can always find a lower price, but the quality is definitely different.

你永远可以找到更低的价格，但质量一定不一样。

原件原句。提醒： 这句一次对话里只能说一遍 ，说第二遍就变成赌气。说完立刻接 #09 把话题转开——单留这一句，对方只会回「那我去找便宜的了」。

#09 问对方的预算 适用：对方说贵但不给数字 · 时机：接在 #08 或 #10 之后

Could you please advise your budget, so we can check if there are other solutions for you?

方便告知你的预算吗？我们看看有没有更合适的方案。

原件原句（原文是两句，这里合成一个完整句，意思不变）。提醒：这是压价对话里 最值钱的一句 ——「贵」是形容词，预算是数字，只有拿到数字才谈得下去。对方给出数字后，别急着答应，先回去核算：够得着就调规格方案，够不着就用 #12 说清楚。

#10 先理解，再问价格之外的因素 适用：所有压价场合 · 时机：对方刚说出「太贵」的那一刻

I fully understand your concern. Besides the price, are there any other factors affecting the order progress?

我完全理解您的顾虑。除价格之外，是否还有其他因素影响这次订单推进？

原件原句。提醒：这条同时做两件事——先接住对方的情绪不辩解，再把「价格」放回一堆因素里去问。 很多时候真正卡住的不是价格 ，是交期、是认证、是他内部还没批下来。问出来了，你才知道该降价还是该改交期。

#11 合理的价格才能长期走量 适用：有复购可能的买家 · 时机：对方在算长期成本时

We believe that in the long run, reasonable prices bring larger sales and more profits.

从长远来看，合理的价格才能稳定走量、创造更多利润。

原件原句。提醒：这句只对 会复购的买家 成立——进口商、品牌商、分销商。对方明说是一次性项目采购（工程单、清货单）时，别讲长期账，讲不通。

#12 我们做不到市场最低价 适用：对方要求压到最低 · 时机：确认自己不跟这个价之后

Sorry, we cannot offer the lowest price in the market. Our quotation includes reliable quality and professional after-sales service.

抱歉，我们做不到市场最低价。我们的报价里包含了稳定的品质和售后支持。

原件原句。提醒：说「不跟」之前先想清楚 后面怎么接 ——直接说完停住，对话就断了。更好的接法是紧跟一个具体方案：减少配件、换包装、提高起订量、改交期，用别的变量换价格，而不是单纯拒绝。

#13 品质出问题的代价比报价差额大 适用：对方质疑「为什么比别人贵」 · 时机：已经问过预算、确认是价格问题之后

Losing a customer over a quality problem costs us far more than the gap in this quotation, so we do not cut material or process cost to reach a price.

因为品质出问题丢掉一个客户，损失远大于这次报价上的差额，所以我们不会为了压到某个价格去省材料或工序。

本条已改写 。原件英文是「We cannot afford to lose customers due to quality problems」，中文写成「我们绝不因品质问题流失客户」——中英不对应，而且中文是一句做不到的绝对承诺，写进对外文字里等于给自己埋雷。改成陈述自己的成本逻辑：不是保证永不出问题，是说明为什么不在材料和工序上省。

#14 反问对方是否真收到过那么低的报价 适用：对方报出的对比价明显低于行业水平 · 时机：对方说完低价之后

Have you received such a low quotation from other suppliers? If so, we suggest choosing mid-range priced products, to avoid the risk that the cost was cut from material or process.

您确实收到过其他供应商这么低的报价吗？如果有，建议优先看中端价位的产品，避免那个成本是从材料或工序上省出来的。

本条英文已修订 ：原件 Have you ever got such a low quotation 改为 Have you received ；原件中文「规避低价劣质风险」改成具体说法「避免成本是从材料或工序上省出来的」。提醒：这句带反问，语气要轻， 不要把它说成质问对方在撒谎 ；说完给一个自己的中端方案，让对方有台阶下。

Chapter 05 · Stalled Orders

迟迟不下单：找出卡在哪一环，给一个具体的下一步

样品寄了、价格谈拢了、人也认可了，就是不下单。原因通常不在你这一侧：对方在等他的客户确认、在等资金、在同时比三家。这一章五条来自原件，最后补一条给具体下一步的写法。共同点是—— 不反复催，每次接触都带一件新东西 。

#15 直接问顾虑 适用：所有拖单场合 · 时机：上一次跟进后 7–10 天仍无回音

I haven't heard back from you since our last follow-up. There may be some concerns about working together that I'm not aware of. Please let me know if there is anything I can help with.

上次跟进后一直没收到你的回复。也许合作上还有我不知道的顾虑。有任何我能帮上的，随时告诉我。

本条英文已修订 ：原件 concerns on our cooperation 搭配不对，改为 concerns about working together ；原件 I assume there may be… 是替对方下判断，删掉 I assume ，改成陈述可能性。提醒：这条的分寸是 不指责、不施压、把门留开 ；对方哪怕回一句「还在等我客户确认」，你就知道该等多久了。

#16 让对方想象铺货之后 适用：分销商、批发商、有渠道的买家 · 时机：对方已认可产品，卡在「要不要现在下」

Imagine the market performance in six months after you launch this product to your distribution channels.

可以试想一下，把这款产品铺进你的分销渠道，半年后会是什么样的市场表现。

原件原句。提醒： 这句只在对方已经认可产品之后才成立 。对方还在质疑质量或价格时用这句，会显得你在画饼、没在听他说话。用完接一个具体的：先下小批试销，试销量和交期你可以配合。

#17 觉得贵是正常的 适用：对方反复在价格上打转 · 时机：已经发过详细资料之后

It is very common for customers to feel the price is high before fully understanding product value.

大部分客户在充分了解产品价值之前，都会觉得价格偏高，这很正常。

原件原句。提醒：这句单独说出来，听起来像「你还不懂」，容易伤人。 必须紧跟一件具体的事 ：所以我把 [测试报告 / 用料对比 / 同规格样品] 发给你，你看完再判断。有后半句，它是在帮忙；没后半句，它是在教育客户。

#18 资料能帮对方少走弯路 适用：选品阶段的买家 · 时机：发完选型资料后的跟进

The materials I sent can help you select suitable products and avoid unnecessary detours.

我发的那份资料可以帮你更快选到合适的型号，少走弯路、省下对比的时间。

原件原句。提醒：这句的前提是 你发的资料真的对选型有用 ——一份产品目录不算，一份「按用途分类的选型对照表」才算。资料本身不给力，这句话就是空话。

#19 这个市场没人敢让一批货出问题 适用：对方担心「你会不会为了接单偷工减料」 · 时机：对方明说过对品质不放心

This market is competitive enough that no factory can afford a bad batch. One complaint and the buyer is gone. That is why our quotation sits where it does.

这个市场竞争足够激烈，没有哪家工厂敢让一批货出问题——出一次，客户就走了。我们的报价就是按这个标准定下来的。

本条已改写 。原件是 The market is super competitive. No supplier / factory would be foolish enough to shoot themselves in the foot.，中文是「没有哪个供应商/工厂会蠢到搬起石头砸自己的脚」。两个问题： super competitive 太口语，不适合书面报价沟通；后半句是中文俚语直译，买家读到的字面意思是在说同行「蠢」，反而显得不专业。改成陈述自己的成本逻辑。

#20 给一个具体的下一步 补充 适用：对方认可但一直不拍板 · 时机：确认产能安排属实之后

Hi [First Name], To keep this moving: I can hold [quantity] of [model] from the [month] production run until [date]. After that the line is booked for [next job], and lead time goes from [X] to [Y] days. Do you want me to hold it? [Signature]

[名字] 你好， 为了把这件事往前推一步： [月份] 这批产能里，我可以给你留 [数量] 台 [型号] ，留到 [日期] 。之后那条线排给 [下一单] ，交期会从 [X] 天变成 [Y] 天。 要不要我先留着？ [签名]

提醒： 只在产能安排是真的时候用这条 。编一个假的截止日期是短期有效、长期致命的做法——对方问一句细节就穿帮，穿帮之后你之前说的所有话（认证、交期、品质）在他心里都要打折。真留了产能就真留，过了日期就按说好的改交期。

Chapter 06 · Before You Hit Send

发出去之前：十二项自查

话术挑对了，还可能栽在细节上——占位字段没换、承诺了做不到的事、一封信问了五个问题。这一章是发送前的最后一道闸，对着过一遍。

发送前自查

• 所有 [ ] 占位字段都换成了真实内容 用搜索功能查一遍中括号，这是最常见的事故
• 这封信只提了一个请求 数一数问号；超过一个，拆成两次发
• 没有承诺做不到的事 交期、认证、产能、独家代理——写出去的都会被当成承诺
• 写出去的数字都能拿证据支撑 产线数、员工数、年产量、出货国家；买家可能来验厂
• 没有用「绝不」「一定」「保证」这类绝对化说法 中文英文都算；改成具体的做法或标准
• 收件人名字、公司名拼写正确 名字拼错，前面所有功夫作废
• 没有感叹号，没有全大写单词 英文里全大写等于喊叫，反垃圾系统也会扣分
• 没有替对方下判断的句子 「我猜你是觉得贵」「你肯定还没看」——把判断换成提问
• 中文俚语没有直译成英文 搬起石头砸自己的脚、羊毛出在羊身上、便宜没好货，直译过去买家看不懂或理解偏
• 签名档完整 姓名、职位、工厂名、网址、可直接拨的电话（含国家码）、WhatsApp 或微信
• 报价相关的内容有落到书面 口头说的价格与交期，当天补一封确认邮件，日后有据可查
• 这次沟通记进了客户档案 谈到哪一步、对方在等什么、下次该说什么，下一次 #05 要用

英文里的四类常见毛病

CMH 对外英文有一份「零容忍词表」，列的就是上面第一类里那些已经被用滥的词。同系列《外贸开发信 30 封》（H09）的附录里有完整原词表，写英文邮件前可以对着过一遍。

这样做

把这份话术里用得上的几条，按你自己的产品填好占位字段，存成团队共用的模板；每次实际用过之后，在旁边记一句「对方回了什么」。三个月后，哪条管用、哪条从来没人回，一目了然—— 这比继续找新话术有用得多 。