海运订舱资料怎么交给货代？8 步交接清单

一份合格的订舱资料，应该让接手的人不用猜：货从哪里到哪里、是什么货、用什么设备、何时完成每个动作、谁提供每项数据，以及收到订舱确认后谁来复核。

1. 冻结运输路线和交付边界

先写清起运地、装运港、目的港、最终交付地、预计出运窗口，以及整柜、拼箱或其他运输模式。再结合已约定的贸易术语，明确谁负责国内运输、出口手续、主运输、保险、进口手续和目的地交付。贸易术语不是订舱信息的替代品，具体地点仍要写全。

2. 建立唯一货物数据表

把商业品名、运输货描、件数、包装类型、单件与总毛重、净重、体积、尺寸和参考 HS 编码放入同一张表。它们应能与采购订单、包装计划和后续装运单证互相解释，但不同文件字段不必机械复制。

3. 特殊货必须提前分流

危险品、冷藏货、超限货、超重货、电池、液体和需要温控或通风的货物，不能只埋在普通货描里。把分类依据、技术资料、包装方式和审批状态交给专业人员核验；本文不判断具体货物是否属于危险品。

4. 选择设备与内陆运输方式

写清柜型、数量、是否自备箱、提箱地点、装货地址、装货日期，以及 merchant haulage 或 carrier haulage。承运人公开的必填订舱信息通常同时包含起讫地点、运输模式、合同客户、最早出发日期、货物、设备、数量和重量；特殊货还要增加专门信息。

5. 把所有截止时间倒排

不要只记“开船日”。从订舱确认、空箱提取、装货、进港、报关、Shipping Instruction、VGM 到单证确认，分别记录当地时区、截止日期、提交渠道、责任人和替代方案。任何时间以本票订舱确认和当地操作通知为准。

6. 明确 Shipping Instruction 的字段责任

SI 常见字段包括订舱号、柜号、件数、包装类型、货物毛重、付款条款、货描、发货人与收货人信息，以及出口国或进口国要求的其他字段。先让买卖双方和货代确认谁提供、谁核验、谁提交；敏感识别信息只按必要范围传递。

7. 单独管理 VGM

国际海事组织说明，运输单据所列 shipper 负责提供验证总重，并要在足以用于配载计划的时间内传给船长代表和码头；VGM 是装船条件之一。称重可采用整柜称重，或在主管机关认可的方法下将货物、包装、托盘、垫料和固定材料重量加上柜重。不要直接把货物毛重当成 VGM。

8. 用订舱确认书完成回路

收到确认后复核订舱号、路线、航次或服务、柜型与数量、提箱信息、各类 cutoff、费用、付款人、免费期和异常联系人。发现与申请不一致时先更正，不要让仓库按旧版本继续。最终资料包应带版本号、更新时间、负责人和未决项。

最小订舱交接包

• 路线、运输模式、贸易术语与明确地点；
• 统一货物数据、包装、重量、体积和设备需求；
• 特殊货分类与所需专业核验；
• 提箱、装货、进港、报关、SI、VGM 的倒排时间；
• 发货人、收货人、通知方、付款人与提交责任；
• 订舱确认书复核、异常升级与版本记录。

常见问题

订舱时只给品名、箱数和毛重够吗？

通常不够。路线、模式、设备、装货安排、特殊货和付款责任也可能是必填项。

SI 和订舱资料是一回事吗？

不是。订舱申请运力与运输安排；SI 通常在订舱后用于运输单据和相关申报。

谁负责 VGM？

SOLAS 把责任放在运输单据所列 shipper；实际称重和提交安排以本票确认与当地规则为准。

一手来源与边界

1. Maersk · Mandatory booking information — 海运订舱的路线、模式、货物、设备、重量与装货安排字段。
2. Maersk · Mandatory information for Shipping Instructions — SI 的订舱号、柜号、件数、包装、重量、货描及主体信息。
3. International Maritime Organization · Verified gross mass — shipper 责任、两种称重方法与装船条件。
4. U.S. International Trade Administration · Documents in an Export Transaction — 文件因市场和货物而异，出口方仍需对准确性负责。

来源于 2026 年 9 月 7 日核验。本文是通用、脱敏的海运交接清单，不替代承运人、货代、海关、危险品、保险、法律或当地监管意见。